Polityka prywatności

Niniejsza polityka wyjaśnia, jak przetwarzane są dane osobowe w aplikacjach EVoShift na Androida i iOS, w aplikacji webowej pod adresem evoshift.app oraz w usługach, na których się opierają (łącznie „Usługa”).

1. Kto odpowiada za dane

Administratorem Twoich danych osobowych jest Mateusz Janicki, niezależny twórca oprogramowania udostępniający Usługę pod nazwą EVoApps w ramach działalności nierejestrowanej (art. 5 ustawy Prawo przedsiębiorców), adres: ul. Opacka 23/62, 80-330 Gdańsk, Polska, e-mail contact@evoshift.app. Na ten adres możesz pisać z pytaniami o swoje dane i w celu realizacji swoich praw.

Pracodawcy i ich personel. Firma korzystająca z EVoShift (właściciel miejsca pracy) decyduje, kogo zaprasza i co zapisuje o swoich pracownikach: grafiki, czas pracy, nieobecności, wynagrodzenia i dane kontaktowe. Dla tych danych administratorem jest firma, a my przetwarzamy je w jej imieniu na podstawie umowy powierzenia zawartej w naszych warunkach. Jeśli pracujesz dla takiej firmy, skontaktuj się najpierw z pracodawcą; pomożemy mu odpowiedzieć na Twoje żądanie.

2. Co przetwarzamy, w jakim celu i na jakiej podstawie

Cel	Dane	Podstawa prawna (RODO)
Twoje konto i logowanie (e-mail i hasło lub Google)	E-mail, imię i nazwisko, zdjęcie profilowe (z Google przy logowaniu przez Google lub dodane przez Ciebie), identyfikator konta Google, status weryfikacji. Hasła obsługuje Firebase Authentication; nie mamy do nich dostępu. Dodane zdjęcie jest przycinane i zapisywane na nowo na Twoim urządzeniu (JPEG 512×512) bez metadanych, takich jak lokalizacja czy dane aparatu; widzą je osoby, z którymi pracujesz. Możesz je w każdej chwili usunąć w swoim profilu.	Umowa, art. 6 ust. 1 lit. b
Miejsca pracy, zespoły i zaproszenia	Nazwa, adres i lokalizacja miejsca pracy ustawione przez kierownika; Twoja rola, uprawnienia, daty rozpoczęcia i zakończenia współpracy; kody i e-maile z zaproszeniami. Gdy kierownik wyszukuje adres miejsca pracy, wpisany tekst jest wyszukiwany w OpenStreetMap (zobacz punkt 5)	Umowa, art. 6 ust. 1 lit. b; dane personelu przetwarzamy jako podmiot przetwarzający pracodawcy
Grafiki i czas pracy	Planowane i rzeczywiste godziny zmian, godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz sposób zapisy rozpoczęcia i zakończenia pracy (w aplikacji, na tablecie do rejestracji czasu pracy, skanem kodu z tabletu albo poprawka kierownika), prośby o zamianę zmian, dyspozycyjność i komentarze do niej, notatki	Podmiot przetwarzający pracodawcy (po stronie pracodawcy zwykle umowa o pracę i prawo pracy, art. 6 ust. 1 lit. b i c)
Sprawdzanie lokalizacji przy rozpoczęciu pracy (tylko gdy pracodawca je włączy)	Gdy w takim miejscu pracy rozpoczynasz lub kończysz pracę na telefonie albo w przeglądarce, aplikacja jednorazowo, w tej chwili, odczytuje położenie urządzenia i wysyła je na nasz serwer. Serwer porównuje je z lokalizacją miejsca pracy i zapisuje tylko wynik (w miejscu pracy, poza nim albo niezweryfikowane) oraz odległość w metrach, obok godziny pracy. Samych współrzędnych nie zapisujemy ani nie logujemy i nie ma śledzenia w tle. Aplikacja wyjaśnia to przy pierwszym użyciu; możesz odmówić dostępu do lokalizacji, a rozpoczęcie pracy zostanie wtedy oznaczone jako niezweryfikowane albo odrzucone, zależnie od ustawień miejsca pracy. Rozpoczęcie pracy na tablecie w miejscu pracy, na zegarku i w aplikacji na komputer nie odczytuje lokalizacji.	Podmiot przetwarzający pracodawcy. Po stronie pracodawcy: prawnie uzasadniony interes w rzetelnej ewidencji czasu pracy, art. 6 ust. 1 lit. f; w Polsce pracodawca wprowadza takie sprawdzanie na podstawie art. 22³ § 4 Kodeksu pracy (regulamin pracy, uprzednie poinformowanie pracowników)
Kontrola odbić	Oznaczenia nietypowych godzin odbić (dużo wcześniej lub później niż w grafiku, zmiana znacznie dłuższa albo bardzo krótka, rozpoczęcie pracy poza terenem lokalu, dwie osoby rejestrujące się na jednym tablecie w krótkim odstępie, wyjście kodem PIN na tablecie bez otwarcia aplikacji od wejścia – jeśli pracodawca to włączy), rozpoczęcie pracy bez własnej zmiany w grafiku (zastępstwo albo nieplanowana zmiana) oraz decyzje kierownika w tych sprawach wraz z informacją, kto i kiedy je podjął. Oznaczenie niczego nie blokuje – sprawdza je kierownik.	Podmiot przetwarzający w imieniu pracodawcy: prawnie uzasadniony interes w rzetelnej ewidencji czasu pracy i wynagrodzeń, art. 6 ust. 1 lit. f, oraz przepisy prawa pracy, art. 6 ust. 1 lit. c
Zdjęcie przy wejściu na tablecie w lokalu (tylko gdy pracodawca je włączy; domyślnie wyłączone)	Jeśli pracodawca tak zdecyduje, tablet w lokalu prosi o zdjęcie zaraz po wejściu kodem PIN. Zdjęcie jest przechowywane wyłącznie dla kierowników tego lokalu, usuwane automatycznie po 30 dniach i nigdy nie służy do rozpoznawania ani porównywania twarzy ani do żadnego innego przetwarzania biometrycznego. Możesz je pominąć – rozpoczęcie pracy i tak zostaje zapisane. Na Twoim własnym telefonie zdjęcia nie są robione.	Podmiot przetwarzający w imieniu pracodawcy: jego prawnie uzasadniony interes w zapobieganiu rejestrowaniu czasu pracy za inne osoby, art. 6 ust. 1 lit. f. Przed włączeniem pracodawca przeprowadza ocenę skutków dla ochrony danych i z wyprzedzeniem informuje pracowników (w Polsce jak przy monitoringu, art. 22² i 22³ Kodeksu pracy)
Nieobecności	Rodzaj (na przykład zwolnienie lekarskie, urlop), daty i opcjonalna krótka uwaga. Nie prosimy o diagnozy ani dane medyczne i nie przechowujemy dokumentów (na przykład zwolnień). Powiadomienia o wniosku o nieobecność nigdy nie pokazują jej rodzaju.	Podmiot przetwarzający pracodawcy. Zwolnienie lekarskie to dane o zdrowiu; pracodawca przetwarza je na podstawie prawa pracy, art. 9 ust. 2 lit. b
Wynagrodzenia i dane kadrowe	Rodzaj umowy, stawki lub pensja, koszt pracodawcy, ustawienia płacowe (na przykład ulga dla osób do 26. roku życia, status studenta, kwota zmniejszająca podatek), premie, potrącenia i zwroty, wyliczone wynagrodzenie, numer telefonu, adres, numer rachunku bankowego	Podmiot przetwarzający pracodawcy (po stronie pracodawcy art. 6 ust. 1 lit. b i c)
Daty badań lekarskich i szkoleń BHP, dokumenty i regulaminy miejsca pracy	Daty ważności badań lekarskich medycyny pracy i szkolenia BHP. Dokumenty dodane przez Ciebie albo właściciela lub kierowników finansowych miejsca pracy: umowa, orzeczenie lekarskie o zdolności do pracy (nigdy wyniki badań ani rozpoznania), zaświadczenie BHP i inne pliki (PDF, JPEG lub PNG, do 10 MB), wraz z rodzajem, datą ważności, informacją, kto i kiedy je dodał. Otworzyć je możesz tylko Ty oraz właściciel i kierownicy finansowi tego miejsca pracy, nigdy współpracownicy. Regulaminy miejsca pracy (na przykład regulamin pracy, instrukcja BHP) i Twoje potwierdzenie zapoznania się z nimi wraz z czasem zapisanym przez nasz serwer. Takie potwierdzenie zapisuje tylko, że potwierdziłeś zapoznanie się z dokumentem: nie jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym i niczego nie podpisuje.	Podmiot przetwarzający pracodawcy. Podstawą po stronie pracodawcy są przepisy prawa pracy i umowa, art. 6 ust. 1 lit. b i c; dla orzeczenia lekarskiego (dane o zdrowiu) art. 9 ust. 2 lit. b w związku z art. 229 Kodeksu pracy
Szkolenia i ewidencja szkoleń BHP	Kursy, które pracodawca prosi Cię ukończyć: przeczytane strony, wyniki sprawdzianów (wynik, zaliczenie lub nie, liczba prób, wersja kursu) i data zaliczenia zapisana przez nasz serwer. Poprawne odpowiedzi są przechowywane osobno i widzą je tylko kierownicy. Przy szkoleniach BHP: grupa stanowisk, instruktaż ogólny i stanowiskowy (kto i kiedy je przeprowadził, stanowisko, dopuszczenie do pracy), szkolenie okresowe (egzamin, komisja, numer zaświadczenia) oraz Twoje potwierdzenia instruktaży z czasem zapisanym przez nasz serwer. Potwierdzenie wskazuje Ciebie jako zalogowaną osobę; nie jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Widzisz je Ty i kierownicy miejsca pracy, nigdy współpracownicy. Strony kursu z filmem są linkami: film otwiera się na stronie dostawcy (na przykład YouTube), poza EVoShift, a dostawca otrzymuje wtedy informację o Twojej wizycie zgodnie z własną polityką prywatności; EVoShift niczego mu nie przekazuje. Tak samo działają strony z prezentacją: link do Google Slides, Prezi lub Microsoft Office otwiera się na stronie tego dostawcy, a w wersji internetowej jest pokazywany w kursie dopiero wtedy, gdy zdecydujesz się go wyświetlić; dostawca otrzymuje wtedy informację o Twojej wizycie. Plik prezentacji przesłany przez lokal zostaje w przestrzeni plików EVoShift, dostępny tylko dla osób w nim pracujących, i otwiera się na Twoim urządzeniu.	Podmiot przetwarzający pracodawcy. Podstawą po stronie pracodawcy są przepisy prawa pracy (szkolenia BHP, art. 237³ Kodeksu pracy i rozporządzenie w sprawie szkolenia w dziedzinie BHP) i umowa, art. 6 ust. 1 lit. b i c
Subskrypcje właścicieli miejsc pracy	Plan, daty zakupu i odnowienia, identyfikatory sklepu i transakcji (bez danych kart)	Umowa, art. 6 ust. 1 lit. b; faktury i dokumentacja podatkowa, art. 6 ust. 1 lit. c
Eksport danych na Twoje żądanie	Kopia Twoich danych (lub, dla pracodawcy, danych miejsca pracy) w pliku ZIP	Obowiązek prawny (prawo dostępu i przenoszenia danych), art. 6 ust. 1 lit. c
Dane biznesowe	Dzienne utargi, koszty i statystyki kosztów pracy wpisane lub wyliczone dla miejsca pracy	Umowa, art. 6 ust. 1 lit. b
E-maile transakcyjne (zaproszenia, weryfikacja, reset hasła, opublikowane grafiki, prośby o dyspozycyjność z osobistym linkiem do formularza)	E-mail, imię i nazwisko, nazwa miejsca pracy, rejestr doręczenia każdej wiadomości	Umowa, art. 6 ust. 1 lit. b
Powiadomienia w aplikacji i powiadomienia push	Treść powiadomień, token push (FCM), nazwa i platforma urządzenia, ostatnia aktywność	Umowa, art. 6 ust. 1 lit. b; push dopiero po zezwoleniu na powiadomienia w urządzeniu
Ogłoszenia dla zespołu i notatki do zmian	Ogłoszenia, które kierownik publikuje dla osób z miejsca pracy (treść, imię i nazwisko autora, stanowisko, do którego są skierowane, przypięcie, czas); potwierdzenia odczytu: czy i kiedy otwarto ogłoszenie, widoczne tylko dla kierowników w tym miejscu pracy; notatka kierownika do Twojej zmiany, którą widzisz tylko Ty i kierownicy. Pracownicy nie mogą publikować ani pisać do siebie nawzajem.	Podmiot przetwarzający w imieniu pracodawcy (prawnie uzasadniony interes pracodawcy w informowaniu pracowników i wiedzy, że ważne informacje do nich dotarły, art. 6 ust. 1 lit. f, albo umowa o pracę, art. 6 ust. 1 lit. b)
Zgłoszenia kandydatów do pracy (rekrutacja), gdy firma publikuje ofertę pracy	To, co kandydat przesyła przez stronę oferty na evoshift.app/jobs: imię i nazwisko, adres e-mail lub numer telefonu, dyspozycyjność, krótki opis, nieobowiązkowe CV (PDF lub DOCX, do 5 MB, przechowywane bez publicznego dostępu), potwierdzenie ukończenia 16 lat, potwierdzenie zapoznania się z informacją o przetwarzaniu danych i, jeśli kandydat jej udzieli, zgodę na przyszłe rekrutacje; dalej etap rekrutacji ustawiony przez pracodawcę i notatkę jego kierowników. Kandydaci nie zakładają konta. Wysłanie formularza nie wysyła im żadnego e-maila; pracodawca może przesłać przez nas swoją decyzję lub zaproszenie na rozmowę (z plikiem kalendarza) na adres podany przez kandydata. Rozmowy w grafiku pracodawcy zawierają tylko imię i nazwisko kandydata. Aby zapobiegać nadużyciom formularza, przez najwyżej dwa dni przechowujemy skróty (w postaci nieczytelnej) adresów sieciowych i danych kontaktowych wraz z czasem wysłania, a Cloudflare Turnstile sprawdza, czy formularz wysyła człowiek. Strona prosi, aby nie podawać danych o zdrowiu.	Administratorem jest firma publikująca ofertę, a my przetwarzamy dane w jej imieniu: dane, których pracodawca może żądać na podstawie Kodeksu pracy (art. 22¹ Kodeksu pracy, art. 6 ust. 1 lit. c), działania przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b), pozostałe dane podane z inicjatywy kandydata i przyszłe rekrutacje na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a, art. 22¹a Kodeksu pracy); ochrona przed nadużyciami to prawnie uzasadniony interes nasz i firmy (art. 6 ust. 1 lit. f)
Propozycje zmian z AI (na żądanie, gdy kierownik wybierze „Zaproponuj z AI”)	Spseudonimizowane dane grafiku, bez imion i stawek: losowe kody (nowe przy każdym zapytaniu) zamiast osób, ról i zmian, godziny zmian, dni miesiąca, dyspozycyjność (dostępny lub nie oraz preferowane okno godzin), dni, w których ktoś nie może pracować (bez przyczyny), godziny z umowy i zaplanowane, rodzaj umowy, oznaczenia kierownika zmiany i wymaganego nadzoru, zasady odpoczynku. Nigdy imiona, identyfikatory użytkowników, e-mail, telefon, stawki ani koszty, komentarze ani notatki, nazwa ani adres lokalu, ani daty badań lekarskich i szkoleń BHP. Kody na imiona zamienia z powrotem tylko urządzenie użytkownika; zapytanie i odpowiedź nie są zapisywane, tylko dzienny licznik zapytań właściciela (2 dni)	Umowa z właścicielem lokalu, art. 6 ust. 1 lit. b; dane pracowników przetwarzamy jako podmiot przetwarzający pracodawcy. Propozycje same niczego nie rozstrzygają: kierownik je przegląda i przydziela
Zgłoszenia do pomocy (gdy piszesz na contact@evoshift.app)	Twój e-mail z tematem, treścią i nazwami załączników; Twoje imię, nazwisko i adres e-mail zostają tylko w naszej skrzynce. Treść zapisujemy jako zgłoszenie bez Twojego adresu e-mail, a adresy e-mail i długie numery (telefony, numery kont, PESEL) w treści usuwamy	Nasz prawnie uzasadniony interes w odpowiedzi i naprawie zgłoszonych problemów, art. 6 ust. 1 lit. f RODO, lub umowa, art. 6 ust. 1 lit. b, jeśli korzystasz z EVoShift. Każdą wiadomość czyta i odpowiada na nią człowiek; żadna odpowiedź nie jest wysyłana automatycznie
Bezpieczeństwo i utrzymanie Usługi	Logi techniczne, adres IP w logach serwera	Nasz prawnie uzasadniony interes w bezpiecznej usłudze, art. 6 ust. 1 lit. f
Raporty o awariach (aplikacje na Androida i iOS), tylko jeśli na nie zezwolisz	Szczegóły awarii lub błędu (ślad stosu), model urządzenia, wersja systemu i aplikacji, czas, losowy identyfikator instalacji, Twój identyfikator użytkownika EVoShift, Twoja rola w miejscu pracy i liczba Twoich miejsc pracy	Zgoda, art. 6 ust. 1 lit. a
Statystyki użycia (aplikacje i aplikacja webowa), tylko jeśli na nie zezwolisz	Otwierane ekrany i wykonywane czynności (na przykład „opublikowano grafik”, „przejęto zmianę”, kupiony plan po nazwie produktu), model urządzenia, wersja systemu i aplikacji, przybliżony kraj, losowy identyfikator instancji aplikacji, Twój identyfikator użytkownika EVoShift	Zgoda, art. 6 ust. 1 lit. a

Dane konta są niezbędne do korzystania z Usługi. Wyliczenia wynagrodzeń wykonujemy dla pracodawcy i same w sobie niczego o Tobie nie rozstrzygają; nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu. Nie używamy narzędzi reklamowych i nie sprzedajemy Twoich danych.

Praca u więcej niż jednego pracodawcy

Jeśli pracujesz w kilku miejscach pracy w EVoShift, każdy pracodawca układa własny grafik, a aplikacja pilnuje, żeby nikt nie zaplanował Cię w dwóch miejscach naraz. Oto co jeden pracodawca wie o Twojej pracy gdzie indziej:

Miejsca pracy tego samego właściciela (jedna firma): przy układaniu grafiku jego kierownicy widzą Twoje zmiany w pozostałych miejscach pracy tej firmy, także te jeszcze nieopublikowane, z nazwą miejsca pracy i godzinami.
Inny pracodawca: jego kierownicy widzą tylko, że jesteś zajęty („Zajęty (inny pracodawca)”) w godzinach zmian, które tamten pracodawca już opublikował. Nigdy nie widzą nazwy innego pracodawcy, Twojego stanowiska, wynagrodzenia, notatek ani zmian, które są jeszcze wersją roboczą (wersja robocza to wewnętrzny plan tamtego pracodawcy). Sprawdzenie odbywa się na naszym serwerze; aplikacja żadnego pracodawcy nie odczytuje grafików innego pracodawcy.
11 godzin odpoczynku wokół pracy w innym miejscu to zasada aplikacji i tak jest opisana: według Kodeksu pracy każdy pracodawca liczy czas pracy osobno.

Twoją dyspozycyjność podajesz raz dla wszystkich miejsc pracy. Jest zapisana na Twoim koncie i tylko Ty możesz ją odczytać. Każde miejsce pracy dostaje własną kopię, pokazaną w jego zakresach godzin. Miejsca pracy tego samego właściciela dostają ją zawsze. Inny pracodawca dostaje ją tylko wtedy, gdy wyślesz ją z jednego z jego miejsc pracy albo włączysz „Udostępniaj moją dyspozycyjność wszystkim pracodawcom” (w profilu; aplikacja zapyta o to raz, gdy zaczniesz pracować u drugiego pracodawcy). Komentarz oznaczony dla jednego miejsca pracy trafia tylko tam. Wyłączenie udostępniania usuwa kopie, które inni pracodawcy dostali dzięki niemu, z wyjątkiem kopii zablokowanych już przez ich kierowników do układania grafiku.

Raporty o awariach i statystyki użycia

Żeby naprawiać błędy i wiedzieć, z których funkcji się korzysta, Usługa może wysyłać raporty o awariach (Firebase Crashlytics, tylko w aplikacjach) i statystyki użycia (Google Analytics dla Firebase); oba narzędzia dostarcza Google. Oba są wyłączone, dopóki na nie nie zezwolisz. Przy pierwszym uruchomieniu aplikacja pyta o to jeden raz, z dwiema osobnymi, niezaznaczonymi opcjami; „Nie teraz” zostawia obie wyłączone. Przed Twoją zgodą nic nie jest zbierane, a raporty o awariach zapisane wcześniej na urządzeniu są usuwane, a nie wysyłane.

Jakie dane wymieniamy w tabeli powyżej. Raporty i statystyki nigdy nie zawierają Twojego imienia i nazwiska, e-maila, telefonu, wynagrodzenia, kwot, notatek ani innych wpisywanych treści. Są powiązane z Twoim identyfikatorem użytkownika EVoShift, czyli losowym ciągiem znaków, żebyśmy wiedzieli, które problemy dotyczą tego samego konta; sam w sobie nic o Tobie nie mówi.
Cel: wykrywanie i naprawianie błędów, stabilność aplikacji i ulepszanie funkcji, z których się korzysta.
Podstawa prawna: Twoja zgoda, art. 6 ust. 1 lit. a, osobno dla każdego z nich.
Wycofanie zgody: w każdej chwili wyłączysz każdy z przełączników w Profil → Raporty o awariach i statystyki. Działa to od razu: wysyłanie się zatrzymuje, niewysłane raporty o awariach są usuwane, a identyfikator statystyk na urządzeniu jest resetowany. Wycofanie zgody nie wpływa na to, co zostało wysłane wcześniej. Wybór jest zapisywany osobno na każdym urządzeniu.
Okres przechowywania: raporty o awariach 90 dni; statystyki użycia na poziomie zdarzeń 2 miesiące (najkrótsze ustawienie Google Analytics), potem zostają tylko zbiorcze raporty bez identyfikatorów.
Bez reklam: nie zbieramy identyfikatora reklamowego, sygnały Google i personalizacja reklam są wyłączone, dane nie są udostępniane Google do jego własnych celów i nie służą do profilowania ani podejmowania decyzji na Twój temat.
W aplikacji webowej dostępne są tylko statystyki użycia (Crashlytics nie ma wersji webowej). Wersje testowe i deweloperskie niczego nie zbierają.

Dane użytkownika Google

Gdy wybierasz logowanie przez Google, otrzymujemy od Google wyłącznie Twoje imię i nazwisko, adres e-mail, zdjęcie profilowe i identyfikator konta Google. Używamy ich tylko do założenia konta EVoShift, logowania i pokazania Twojego imienia oraz zdjęcia osobom, z którymi pracujesz. Nie prosimy o dostęp do niczego więcej na Twoim koncie Google. Korzystanie przez EVoShift z informacji otrzymanych z interfejsów API Google i ich przekazywanie jest zgodne z Zasadami dotyczącymi danych użytkownika w usługach Google API, w tym z wymogami ograniczonego użytkowania (Limited Use): dane użytkownika Google nie są sprzedawane, nie są używane do reklam ani do statystyk (raporty o awariach i statystyki użycia zawierają tylko Twój losowy identyfikator EVoShift, nigdy imienia, e-maila ani zdjęcia z konta Google), nie są przekazywane innym podmiotom poza podmiotami przetwarzającymi wymienionymi w punkcie 5 w celu świadczenia Usługi i nie są wykorzystywane do tworzenia, ulepszania ani trenowania modeli AI ani uczenia maszynowego. W każdej chwili możesz odłączyć EVoShift w ustawieniach konta Google; usunięcie konta EVoShift usuwa te dane.

3. Uprawnienia urządzenia

Aplikacje proszą o zgodę na wyświetlanie powiadomień, a o lokalizację tylko wtedy, gdy rozpoczynasz lub kończysz pracę w miejscu, w którym pracodawca ją sprawdza (zob. „Sprawdzanie lokalizacji przy rozpoczęciu pracy” wyżej): jednorazowo, w tej chwili, nigdy w tle („podczas używania aplikacji” na iPhonie, „dokładna lub przybliżona” na Androidzie, okno przeglądarki w wersji webowej). Z aparatu korzystają tylko wtedy, gdy sam tego chcesz: aby zrobić zdjęcie profilowe (wysyłany jest tylko przycięty kwadrat), zeskanować kod z tabletu do rejestracji czasu pracy w miejscu pracy albo – na tablecie w lokalu, w którym pracodawca to włączył – zrobić zdjęcie przy wejściu (zob. „Zdjęcie przy wejściu” wyżej). Zeskanowany kod jest odczytywany na Twoim urządzeniu; obraz z aparatu nie jest zapisywany ani wysyłany. Na Androidzie skanuje skaner kodów usług Google Play, więc sama aplikacja nie ma uprawnienia do aparatu. Wydruki i raporty PDF są przygotowywane na Twoim urządzeniu. Aplikacja na Androida wyłącza swoje dane z kopii zapasowych i przenoszenia na inne urządzenie; po zalogowaniu wszystko jest pobierane ponownie z serwera.

4. Strona internetowa i pamięć aplikacji webowej

Aplikacja webowa zapisuje w przeglądarce tylko to, czego potrzebuje do działania: sesję logowania, dane offline i wybrany język. Nie ustawia reklamowych plików cookie. Pliki cookie Google Analytics (_ga) aplikacja webowa ustawia tylko wtedy, gdy zezwolisz na statystyki użycia; po wycofaniu zgody są usuwane. Strony tej witryny poza aplikacją webową nie ustawiają analitycznych plików cookie. Ta strona pobiera czcionki z Google Fonts, które przy otwarciu strony otrzymują Twój adres IP.

5. Kto otrzymuje dane (podmioty przetwarzające)

Korzystamy z poniższych dostawców, związanych umowami powierzenia, wyłącznie w celach opisanych wyżej:

Google (Google Ireland Ltd. / Google LLC): Firebase Authentication wraz z logowaniem przez Google, Cloud Firestore, Cloud Functions i Cloud Storage (eksporty danych, zdjęcia profilowe, dokumenty pracowników, regulaminy miejsc pracy i obrazy w kursach) w Warszawie (europe-central2), Firebase Hosting, Firebase Cloud Messaging (push), Firebase Remote Config (włączanie i wyłączanie funkcji, bez danych osobowych), Google Fonts, Gemini API (propozycje zmian z AI, wyłącznie spseudonimizowane dane grafiku, tylko na żądanie), a jeśli na nie zezwolisz, także Firebase Crashlytics (raporty o awariach) i Google Analytics dla Firebase (statystyki użycia).
Apple (Apple Distribution International Ltd. / Apple Inc.): dostarczanie powiadomień push na urządzenia z iOS.
Twilio SendGrid (Twilio Inc., USA): wysyłka e-maili.
Na stronach ofert pracy (evoshift.app/jobs): Cloudflare Turnstile (Cloudflare, Inc., USA) sprawdza, czy zgłoszenie wysyła człowiek, a nie robot; widzi adres sieciowy i dane przeglądarki, ale nie treść zgłoszenia.
Przy zgłoszeniach do pomocy: Cloudflare (Cloudflare, Inc., USA) odbiera i przekazuje e-mail, jest on przechowywany w naszej skrzynce w Google (Gmail), a jego treść bez Twojego adresu e-mail zapisujemy jako zgłoszenie w prywatnym repozytorium w serwisie GitHub (GitHub, Inc., USA), gdzie Claude firmy Anthropic (Anthropic Ireland, Ltd. / Anthropic PBC, USA) pomaga nam je skategoryzować i przygotować odpowiedź lub poprawkę.
Przy subskrypcjach właścicieli miejsc pracy: RevenueCat (RevenueCat, Inc., USA), Stripe (Stripe Payments Europe Ltd.) przy zakupach w przeglądarce oraz App Store (Apple) i Google Play (Google), które obsługują płatność.

Wyszukiwanie adresu i mapa miejsca pracy. Gdy kierownik wyszukuje w aplikacji adres miejsca pracy, nasz serwer wysyła wpisany adres (wyłącznie tekst wraz z krajem i językiem, nigdy informację, kto go wpisał) do usługi Nominatim prowadzonej przez OpenStreetMap Foundation (Wielka Brytania, państwo objęte decyzją Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony), która zwraca pasujące miejsca; wyniki, bez wpisanego tekstu, przechowujemy przez 30 dni. Mapa w tym samym oknie pobiera obrazy bezpośrednio z serwerów OpenStreetMap, które otrzymują Twój adres IP, informacje o przeglądarce lub aplikacji, a w przeglądarce także adres strony. OpenStreetMap Foundation działa jako odrębny administrator zgodnie z własną polityką prywatności. Dane mapy © autorzy OpenStreetMap (OpenStreetMap contributors).

W ramach firmy jej właściciel i kierownicy widzą dane, na które pozwala ich rola; wynagrodzenia i dane kontaktowe widzi tylko dana osoba i kierownicy z dostępem do finansów firmy. Organy publiczne otrzymują dane tylko wtedy, gdy wymaga tego prawo.

6. Przekazywanie danych poza EOG

Niektórzy z powyższych dostawców mogą przetwarzać dane w USA. Takie przekazanie opiera się na programie EU-US Data Privacy Framework, jeśli odbiorca jest nim objęty, a w pozostałych przypadkach na standardowych klauzulach umownych Komisji Europejskiej. Możesz poprosić nas o kopię tych zabezpieczeń.

7. Jak długo przechowujemy dane

Twoje konto i profil: do usunięcia konta.
Dane miejsca pracy (grafiki, czas pracy, nieobecności, dane płacowe, wyniki): do czasu ich usunięcia przez firmę lub zamknięcia jej konta. Pracodawca sam odpowiada za przechowywanie dokumentacji pracowniczej, na przykład ewidencji czasu pracy i list płac, przez okres wymagany przez prawo pracy i przepisy podatkowe.
Zgłoszenia kandydatów wraz z CV: 90 dni po decyzji pracodawcy lub zamknięciu oferty, 12 miesięcy przy zgodzie na przyszłe rekrutacje, 30 dni po zatrudnieniu kandydata i nigdy dłużej niż 180 dni, jeśli nikt nie podjął decyzji; pracodawca może usunąć zgłoszenie w każdej chwili. Zapisy chroniące formularz przed nadużyciami: 2 dni.
Ogłoszenia dla zespołu wraz z potwierdzeniami odczytu oraz notatki do zmian: 12 miesięcy (notatka znika też razem ze zmianą); kierownik może usunąć ogłoszenie wcześniej.
Powiadomienia: 12 miesięcy. E-maile w kolejce i rejestry ich doręczenia: 90 dni. Zaproszenia: 30 dni po wygaśnięciu; adres e-mail zaproszonej osoby usuwamy zaraz po wysłaniu zaproszenia. Linki do formularza dyspozycyjności: działają do terminu prośby i 3 dni dłużej (wcześniej przestają, gdy kierownik zastąpi prośbę albo współpraca się zakończy); ich dane (kiedy wysłane i użyte, bez samego linku) usuwamy 30 dni później albo razem z kontem.
Tokeny push i nazwy urządzeń: do usunięcia konta albo 270 dni od ostatniej aktywności urządzenia.
Profile utworzone przez kierownika dla osoby, która nigdy nie dołączyła i nie ma zmian: 90 dni.
Zdjęcia przy wejściu z tabletu w lokalu: 30 dni. Oznaczenia odbić i decyzje kierowników w tych sprawach: razem z ewidencją czasu pracy, której dotyczą.
Dokumenty o Tobie (umowa, zaświadczenia, inne pliki): przez czas pracy w danym miejscu pracy i do 90 dni po jej zakończeniu, chyba że zostaną usunięte wcześniej. Potwierdzenia zapoznania się z regulaminem: dopóki pracodawca przechowuje regulamin, najdłużej do usunięcia konta. Pracodawca prowadzi własne akta osobowe poza EVoShift.
Wyniki szkoleń i ewidencja szkoleń BHP: przez czas pracy w danym miejscu pracy i do 90 dni po jej zakończeniu; wyniki kursu są usuwane razem z kursem. Pracodawca przechowuje wydrukowaną kartę szkolenia wstępnego i zaświadczenia we własnych aktach osobowych.
Wyszukiwanie adresu miejsca pracy: wyniki (nazwy miejsc i współrzędne) przez 30 dni; wpisany adres nie jest zapisywany.
Propozycje zmian z AI: spseudonimizowane zapytanie i odpowiedź nie są zapisywane; liczba zapytań firmy w danym dniu jest przechowywana przez 2 dni.
Eksporty danych: link działa 24 godziny, a plik jest usuwany po 7 dniach; informację, że eksport lub usunięcie miało miejsce, przechowujemy 12 miesięcy.
Dane subskrypcji i zakupów: tak długo, jak wymagają przepisy podatkowe (5 lat).
Raporty o awariach: 90 dni. Statystyki użycia: 2 miesiące na poziomie zdarzeń, potem tylko zbiorcze raporty bez identyfikatorów.
Zgłoszenia do pomocy: do 12 miesięcy od zamknięcia sprawy, chyba że są nam potrzebne dłużej do ustalenia lub obrony roszczeń.
Usunięte dane mogą przez ograniczony czas pozostawać w kopiach zapasowych i logach, zanim wygasną.

8. Twoje prawa

Masz prawo dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie. Zgodę (na raporty o awariach i statystyki użycia) możesz w każdej chwili wycofać w aplikacji (Profil → Raporty o awariach i statystyki). Profil możesz zmienić w aplikacji. Swoje dane pobierzesz w aplikacji (Profil → Pobierz moje dane, raz dziennie, po ponownym zalogowaniu): plik ZIP ze wszystkim, co o Tobie przechowujemy u wszystkich pracodawców, w tym czasem pracy (planowanym i zarejestrowanym), danymi płacowymi, Twoimi dokumentami (samymi plikami), potwierdzeniami zapoznania się z regulaminami oraz wynikami szkoleń i ewidencją szkoleń BHP, w formacie JSON i arkusza (CSV) z czytelnym podsumowaniem. Pracodawca może wyeksportować dane miejsca pracy lub dane jednego pracownika, aby odpowiedzieć na żądanie.

Konto usuniesz sam w aplikacji (Profil → Usuń konto) albo, bez aplikacji, na stronie evoshift.app/delete-account. Od razu usuwamy: profil, dane kontaktowe i płacowe, urządzenia, powiadomienia, dyspozycyjność, zaproszenia i e-maile wysłane na Twoje adresy, Twoje dokumenty (pliki) i potwierdzenia zapoznania się z regulaminami, wyniki szkoleń i ewidencję szkoleń BHP, Twoje eksporty danych oraz, u właścicieli, rekord subskrypcji w RevenueCat. Twoje imię i nazwisko znika też z powiadomień współpracowników. Dokumentacja, którą pracodawca musi przechowywać z mocy prawa (zmiany i czas pracy, wynagrodzenia, urlopy), zostaje u pracodawcy pod anonimowym numerem zamiast Twojego konta, bez imienia i nazwiska; uwagi do nieobecności są usuwane. Właściciel najpierw usuwa lub przekazuje swoje miejsca pracy; usunięcie miejsca pracy usuwa wszystkie jego dane. Dane zapisane o Tobie przez pracodawcę obsługujemy razem z pracodawcą (zob. punkt 1); możesz też napisać na contact@evoshift.app.

Odpowiadamy na żądania w ciągu miesiąca. Możesz też wnieść skargę do organu nadzorczego: w Polsce do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl) lub do organu w kraju Twojego zamieszkania.

9. Bezpieczeństwo

Dane są szyfrowane podczas przesyłania i przechowywania przez naszych dostawców. Dostęp ograniczają testowane reguły bazy danych, role i miejsca pracy; wynagrodzenia i dane kontaktowe są przechowywane w osobnych, silniej chronionych rekordach. Jeśli naruszenie ochrony danych będzie mogło powodować wysokie ryzyko dla Ciebie, poinformujemy Cię o nim bez zbędnej zwłoki.

10. Dzieci

Usługa jest przeznaczona dla firm i ich personelu, a nie dla dzieci. Nie zbieramy świadomie danych dzieci poniżej 16. roku życia; jeśli uważasz, że dziecko przekazało nam dane, skontaktuj się z nami, a je usuniemy.

11. Zmiany

Zaktualizujemy tę stronę, gdy zmieni się sposób przetwarzania, i podamy nową datę obowiązywania; o istotnych zmianach poinformujemy również w aplikacji.