Wyniki dzienne i finanse

EVoShift zestawia koszt zespołu z tym, ile lokal zarabia, dzień po dniu. Ekrany z finansami są dla właściciela i kierowników z dostępem do finansów.

Sprzedaż, przychód i koszt pracy jako %

• Wszystkie kwoty są netto, bez VAT: plan sprzedaży, utarg i stały przychód.
• Twój przychód to prowizja, którą otrzymujesz od sprzedaży netto (prowizja (%) lokalu), plus stały przychód. Sama sprzedaż jest podstawą prowizji, a nie Twoim przychodem. Prowizja 100% oznacza, że cała sprzedaż netto jest Twoja.
• Wynik = przychód − koszty (koszt pracy i pozostałe koszty).
• Koszt pracy to koszt zmian po stronie pracodawcy: wynagrodzenie brutto plus składki płacone przez pracodawcę (zobacz Koszt pracy). To wyliczenie szacunkowe do planowania; faktyczne wynagrodzenia wylicza księgowość.
• Koszt pracy jako % = koszt pracy ÷ Twój przychód × 100: jaka część tego, co zarabiasz, idzie na obsadę. Przychód to tutaj prowizja od sprzedaży netto plus stały przychód (jego dzienna część, gdy jest rozłożony na dni); pozycje przychodów jednorazowych i stałych z listy miesiąca są pominięte, bo nie utrzymują obsady jednego dnia. Bez prowizji przychodem jest sprzedaż netto, a koszt pracy jako % = koszt pracy ÷ sprzedaż netto × 100, jak w każdym sklepie czy restauracji. W planie liczymy go z zaplanowanych zmian i planu sprzedaży na dany dzień, a w wykonaniu – z zarejestrowanych godzin i wpisanego utargu.
• Przy każdym koszcie pracy jako % widać, od czego jest liczony: % przychodu przy prowizji, % sprzedaży bez niej. Przy prowizji karta dnia w Wpisz sprzedaż pokazuje oba.

Jeśli koszt pracy jako % stale przekracza plan, to znak, że warto skrócić zmiany albo przenieść je na dni z większym ruchem.

Przykład. Kawiarnia ma prowizję 25,2% od sprzedaży netto i stały przychód 9000 zł miesięcznie, rozłożony na 30 dni miesiąca (300 zł dziennie). W dniu ze sprzedażą 4000 zł i kosztem pracy 900 zł:

22,5% sprzedaży wygląda oszczędnie, ale obsada zabiera ponad dwie trzecie tego, co zostaje kawiarni. Koszt pracy jako % za miesiąc liczymy tak samo: koszt pracy w miesiącu ÷ przychód z jego dni.

Każdy dzień w wynikach dziennych pokazuje też podpowiedź obsady: za mało, w normie albo za dużo osób w stosunku do oczekiwanej sprzedaży dnia.

Jak to policzono?

Każda kwota na ekranach Finanse, Koszt pracy i Wyniki dzienne, na karcie kosztu pracy na pulpicie oraz w budżecie na pracę i kosztach zmian w grafiku potrafi się wyjaśnić: dotknij jej (na komputerze kliknij; po najechaniu kursorem zobaczysz podpowiedź). Otworzy się okno ze wzorem opisanym słowami i prawdziwymi liczbami, na przykład z kosztem pracy osoba po osobie (godziny i koszt), prowizją jako % sprzedaży netto, stałym przychodem za liczone dni albo wynagrodzeniem brutto, składkami i kwotą na rękę danej osoby. Osoby bez ustalonego wynagrodzenia są oznaczone jako nie liczy się. Części zawsze sumują się do kwoty, której dotknięto.

Wpisz utarg dnia

Pod koniec dnia ekran Start pyta Uzupełnić sprzedaż za ten dzień? za dziś albo wczoraj i pokazuje Plan sprzedaży (netto) na ten dzień. Wpisz Utarg (netto) i zapisz. Tyle wystarczy, aby liczby były aktualne.

Aby uzupełnić kilka zaległych dni, otwórz Finanse → Pokaż wyniki dzienne i naciśnij Wpisz sprzedaż. Dni pojawiają się po kolei (Dzień 3 z 12): wpisz utarg i naciśnij Zapisz i dalej albo przechodź między dniami przyciskami Poprzedni dzień i Następny dzień.

Wyniki dzienne

Wyniki dzienne pokazują każdy dzień miesiąca z planem i wykonaniem obok siebie: sprzedaż, koszty, wynik, godziny i koszt pracy jako % (na telefonie karta dnia pokazuje też Twój przychód). Wynik dnia to prowizja od jego sprzedaży plus jego część stałego przychodu (jeśli jest rozkładany na dni), minus koszt pracy i pozostałe koszty. Dotknij dnia, aby otworzyć jego widok (na przykład Piątek, 16 października):

• Utarg (netto): ile lokal faktycznie sprzedał. To pole jest pierwsze i od razu gotowe do wpisania; Gotowe na klawiaturze zapisuje dzień.
• Planowana sprzedaż (netto): plan na ten dzień, wzięty z planu sprzedaży dla danego dnia tygodnia. Plan na pojedynczy dzień zmienisz ołówkiem; puste pole przywraca plan dla tego dnia tygodnia.
• Uwagi: na przykład „Ruchliwa niedziela, zabrakło mleka”.
• Zamknij dzień (pod polami, osobno od Zapisz): blokuje rozliczony dzień, aby nikt go przypadkiem nie zmienił. Najpierw pytamy, podając dzień i wpisany utarg; Zapisz i zamknij dzień zapisuje wpisane dane razem z zamknięciem. Zamknięty dzień właściciel albo kierownik z dostępem do finansów może otworzyć przyciskiem Otwórz dzień ponownie.
• Zmiany: wszyscy pracujący tego dnia z godzinami z planu i faktycznymi (zarejestrowanymi) godzinami albo informacją Brak faktycznych godzin.

Proponowany plan sprzedaży z historii

Gdy wyniki dzienne obejmują co najmniej 8 tygodni utargów, aplikacja proponuje plan sprzedaży na każdy nadchodzący dzień (poza dniami zamkniętymi), wyłącznie na podstawie Twoich własnych utargów:

• Dzień tygodnia: średnia z ostatnich 6 takich samych dni (na przykład 6 ostatnich piątków), bez świąt. Niedziela handlowa jest porównywana z niedzielami, w które lokal był otwarty.
• Trend: ostatnie 4 tygodnie w porównaniu z 4 wcześniejszymi, połowa tej zmiany, najwyżej ±10%, więc „+4%” to dokładnie to, co dodano.
• Święta: plan na święto, w które pracujesz, zmienia się tak, jak Twoje poprzednie święta w porównaniu ze zwykłym dniem. Jeśli nie było jeszcze żadnego święta, ten dzień nie dostaje propozycji.

Otwórz plan dnia (flaga), aby zobaczyć propozycję, jej uzasadnienie oraz to, ile godzin pracy i osób oznacza przy Twoim celu sprzedaży na roboczogodzinę (albo przy Twoim wyniku z ostatnich 8 tygodni). Użyj wpisuje ją w pole, które nadal możesz zmienić; Użyj proponowanego planu ustawia wszystkie dni naraz. Dla dni bez planu podpowiedzi obsady przyjmują proponowaną sprzedaż. Przy krótszej historii nic nie jest proponowane.

Potwierdź wszystkie zgodnie z planem

Jeśli ludzie pracowali zgodnie z grafikiem, ale nikt nie zarejestrował czasu pracy, nie musisz przepisywać godzin ręcznie. W widoku dnia, w sekcji Zmiany:

• Potwierdź wszystkie zgodnie z planem kopiuje godziny z planu do wykonania wszystkich zmian tego dnia.
• Przepisz plan przy osobie robi to dla jednej zmiany.

Godziny, które ktoś już zarejestrował, zostają: jeśli takie są, aplikacja pyta Nadpisać zarejestrowane godziny?, a Ty wybierasz Nadpisz, Tylko zmiany bez godzin albo Anuluj. Nieobsadzone zmiany (bez przypisanej osoby) są pomijane. Faktyczne godziny i koszt pracy dnia przeliczają się od razu. Zamknięty dzień pokazuje zmiany, ale nie da się ich zmienić; po wygaśnięciu planu nie da się zmienić niczego.

Kto faktycznie pracował

Dla dnia, który już minął (albo dzisiejszego), Kto pracował… pod zmianą pozwala zapisać, kto naprawdę był w pracy:

• Zgodnie z planem (domyślnie): osoba z grafiku. Faktyczne godziny pochodzą z rejestracji wejścia i wyjścia, a gdy nikt ich nie zarejestrował, z planu; zmień je, jeśli było inaczej.
• Ktoś inny: wybierz osobę, która przyszła zamiast niej. Grafik dalej pokazuje, kto był w planie, ale godziny, koszt pracy, eksporty oraz godziny i szacunkowe wynagrodzenie obu osób liczą się dla tej, która pracowała.
• Nikt nie przyszedł: zmiana nie ma godzin ani kosztu. Możesz dodać powód i od razu zapisać nieobecność osoby z planu w tym dniu (zwolnienie lekarskie, urlop na żądanie i inne).

Zmiana pokazuje potem „Faktycznie: … (w planie: …)” albo „Nikt nie przyszedł”. Potwierdź wszystkie zgodnie z planem uzupełnia plan dla wszystkich zmian dnia, których nikt nie zarejestrował.

Podziel zmianę

Gdy ktoś zachoruje (albo musi wyjść) w trakcie zmiany, a inna osoba ją przejmuje, użyj Podziel zmianę…: wpisz godzinę przekazania (musi wypadać w trakcie zmiany), wybierz, kto przejmuje zmianę, dodaj powód, jeśli chcesz, i zaznacz Z powodu choroby, aby zapisać zwolnienie lekarskie na resztę dnia. Pierwsza część zostaje przy osobie z grafiku i kończy się o godzinie przekazania; druga należy do osoby, która przejmuje zmianę, od przekazania do końca, a ta osoba dostaje powiadomienie. Koszty i sprzedaż na godzinę pracy liczą się dla obu części. Cofnij podział łączy zmianę z powrotem. Przy układaniu grafiku możesz też podzielić zmianę z wyprzedzeniem; obie części czekają wtedy na publikację jak każda zmiana w grafiku.

Zakładka Finanse

Finanse podsumowują miesiąc wybrany na górnym pasku (‹ › albo dotknij jego nazwy, aby wybrać inny):

• Kondycja finansowa (plan + wykonanie): sprzedaż netto, koszt pracy i koszt pracy jako % za miesiąc (% przychodu przy prowizji, % sprzedaży bez niej; na czerwono, gdy przekracza docelowy koszt pracy); dni, które minęły, liczą się według wykonania, a pozostałe według planu.
• Plan a wykonanie: liczby z planu obok wykonania do dziś.
• Wynik miesiąca: zysk miesiąca, plan a wykonanie.
• Struktura kosztów: Koszty pracy, Koszty stałe i inne oraz Koszty razem.
• Koszty i przychody w tym miesiącu: pozycje skopiowane do grafiku tego miesiąca.

Stąd otworzysz Pokaż wyniki dzienne oraz Koszt pracy. Ekran Start właściciela pokazuje też wykresy: sprzedaż netto i koszt pracy w trakcie miesiąca, koszt pracy miesiąc po miesiącu oraz godziny zaplanowane i przepracowane. Linia kosztu pracy jako % jest rysowana na tle Twojego docelowego kosztu pracy.

Wynik miesiąca

Finanse → Wynik miesiąca zbiera cały miesiąc na jednej karcie, z planem obok wykonania, jak rachunek zysków i strat. Wszystkie kwoty są netto. Twój przychód to prowizja od sprzedaży netto plus stały przychód; sprzedaż netto widać na początku jako podstawę prowizji.

Informacja pod kartą, na przykład Wykonanie do dziś: 12 z 31 dni z wpisanym utargiem, mówi, jaką część miesiąca obejmuje wykonanie, a Prognoza na cały miesiąc to wynik z wykonaniem dla dni z utargiem i planem dla pozostałych. Koszty i przychody z listy miesiąca liczą się raz, w całości, we wszystkich trzech kolumnach. Stały przychód jest rozłożony na dni miesiąca: plan i prognoza obejmują go w całości, wykonanie – część dni z wpisanym utargiem, więc wynik z wykonania zgadza się z kosztem pracy na karcie Wykonanie (do dziś). Wszystkie koszty liczą się w całości, więc na początku miesiąca wynik z wykonania jest niski i rośnie z kolejnymi utargami.

Koszt pracy na tym ekranie jest wyliczany ze zmian i ich kosztu w chwili otwarcia, tak samo jak w wynikach dziennych, na pulpicie i w grafiku.

Premii, potrąceń i zwrotów wydatków nie ma w wyniku: zobaczysz je przy każdej osobie w Koszcie pracy. Stały przychód miesiąca, który już się skończył, zostaje taki, jaki był, nawet jeśli później zmienisz ustawienie.

Miesięczne koszty i przychody

Czynsz, prąd i inne regularne rachunki, a także regularne wpływy, na przykład z podnajmu, właściciel prowadzi w Więcej → Miesięczne koszty i przychody: naciśnij Dodaj koszt lub przychód, wybierz Rodzaj (Koszt albo Przychód), podaj Nazwę, Kwotę, Częstotliwość (miesięcznie, tygodniowo albo rocznie) i Lokal, którego dotyczy. Lista pokazuje pozycje lokalu wybranego na górnym pasku; aby zobaczyć pozycje innego lokalu, przełącz go tam. Przychody są pokazane na zielono, ze znakiem „+”. Pozycje zapisane, zanim pojawił się wybór rodzaju, są kosztami.

Gdy tworzysz nowy miesiąc, pozycje są kopiowane do jego grafiku w aktualnej wysokości, razem z rodzajem. Późniejsza zmiana albo usunięcie pozycji nie zmienia już utworzonych miesięcy, więc miniony miesiąc zachowuje prawdziwą historię. W Profilu zobaczysz sumy kosztów: miesięczne, dzienne i roczne.

Pozycja jednorazowa należy do jednego miesiąca: naprawa albo nowe krzesła (koszt) lub zamówienie cateringu (przychód). Otwórz Finanse tego miesiąca i w sekcji Koszty i przychody w tym miesiącu naciśnij Dodaj jednorazowy koszt lub przychód. Wybierz Rodzaj, podaj nazwę, kwotę netto, dzień i ewentualnie notatkę. Lista miesiąca pokazuje wszystkie pozycje, oznaczone jako Stały albo Jednorazowy, a przychody dodatkowo jako Przychód; zmieniać i usuwać można tam tylko pozycje jednorazowe. Koszty liczą się do pozostałych kosztów miesiąca i do swojego dnia w wynikach dziennych, a przychody – do przychodu miesiąca i przychodu swojego dnia. Jednorazowe koszty dodane wcześniej jako koszty stałe przenoszą się do bieżącego miesiąca, gdy właściciel następnym razem otworzy miesięczne koszty i przychody.

Koszty wspólne firmy

Niektóre koszty dotyczą całej firmy, a nie jednego lokalu: księgowość, oprogramowanie, samochód właściciela czy ubezpieczenie firmy. Właściciel prowadzi je w Profil → Koszty wspólne firmy, osobno od miesięcznych kosztów lokali. Naciśnij Dodaj koszt wspólny, podaj Nazwę, Kwotę całkowitą, Jak często (jednorazowo z datą, miesięcznie albo rocznie od wybranego miesiąca, nieobowiązkowo do określonego miesiąca) i Sposób podziału między Twoje lokale:

• Procentowo: udział każdego lokalu; udziały muszą sumować się do 100%.
• Stałe kwoty: kwota dla każdego lokalu; kwoty muszą sumować się do kwoty całkowitej.
• Proporcjonalnie: według sprzedaży netto, przychodu albo kosztu pracy każdego lokalu w danym miesiącu lub w równych częściach.

Podgląd podziału na bieżąco pokazuje część każdego lokalu, a pod nim widać, czy części sumują się do kwoty całkowitej; Zapisz jest nieaktywne, dopóki się nie sumują. Grosze, które zostają po zaokrągleniu, trafiają do największego udziału, więc części zawsze dają dokładnie kwotę całkowitą.

Część każdego lokalu staje się kosztem jego miesiąca, oznaczonym jako Wspólny, z informacją o pochodzeniu (Część kosztu wspólnego: Księgowość, 40%). Liczy się do wyniku lokalu jak każdy inny koszt i nie można jej tam zmienić. Podział proporcjonalny jest przeliczany według danych miesiąca, dopóki miesiąc nie zostanie zamknięty; koszt cykliczny nigdy nie zmienia miesięcy, które już minęły, a usunięcie kosztu nie zmienia miesięcy zamkniętych ani minionych. Lokal, którego miesiąc powstanie później, dostaje swoją część w chwili jego utworzenia.

Na pulpicie właściciela, który ma co najmniej dwa lokale, widać kartę Cała firma w tym miesiącu: zsumowane przychody, koszty i wynik lokali, w których koszty wspólne liczą się tylko raz.

Koszt, który był wpisany dla jednego lokalu, a dotyczy całej firmy, można jednorazowo zamienić: w Miesięcznych kosztach i przychodach naciśnij przy nim Zamień na koszt wspólny, ustaw podział i zapisz. Od tego miesiąca koszt znika z miesięcznych kosztów tego lokalu, a wcześniejsze miesiące zachowują swoje koszty. Nic nie zmienia się bez Twojej decyzji.