Zespół i zaproszenia

Zakładka Zespół pokazuje wszystkie osoby w lokalu: ich stanowisko, to, czy są teraz w pracy, i kiedy mają najbliższą zmianę. Dotknij osoby, aby otworzyć jej Profil pracownika.

Role i uprawnienia

Każda osoba ma w danym lokalu jedną rolę z uprawnieniami. Ktoś może być kierownikiem w jednej kawiarni i pracownikiem w drugiej.

Nikt nie nada uprawnień wyższych niż własne: kierownik doda kierowników i pracowników, ale nie właścicieli ani kierowników z dostępem do finansów. Nie da się usunąć ostatniego właściciela.

Dodaj osobę

1. W zakładce Zespół naciśnij Dodaj.
2. Uzupełnij Podstawowe informacje: imię i nazwisko, e-mail (potrzebny do zaproszenia e-mailem), stanowisko i umiejętności.
3. W sekcji Uprawnienia i ustawienia wybierz Uprawnienia oraz zaznacz, czy to Główny lokal tej osoby: dla kogoś, kto pracuje w kilku Twoich lokalach, to ten, który aplikacja otwiera, gdy nie wybrano innego, i którego zespół pokazuje widżet na ekranie głównym.
4. Kierownicy z dostępem do finansów uzupełniają też sekcję Wynagrodzenie: Rodzaj umowy, Forma wynagrodzenia (Stawka godzinowa ze Stawką (zł/h) albo Pensja miesięczna z Wynagrodzeniem (zł) i wymiarem etatu), dane podatkowe i ubezpieczeniowe potrzebne do szacunkowego wyliczenia wynagrodzenia oraz Dane prywatne (telefon, adres, numer konta bankowego).
5. Zapisz. Osoba od razu jest w zespole i możesz ją wpisywać na zmiany.

Każda aktywna osoba zajmuje jedno miejsce w Twoim planie; właściciela nie liczymy.

Importuj zespół z arkusza

Jeśli listę pracowników masz już w Excelu albo w Arkuszach Google, nie musisz przepisywać jej ręcznie.

1. W zakładce Zespół naciśnij Importuj z arkusza (przycisk na górnym pasku; gdy zespół jest jeszcze pusty, także na środku ekranu).
2. Wczytaj osoby w jeden z trzech sposobów:
   • przeciągnij plik .xlsx albo .csv na pole Przeciągnij tu plik .xlsx albo .csv (na komputerze, w przeglądarce, na Chromebooku i na tablecie z Androidem),
   • naciśnij Wybierz plik i wskaż plik,
   • zaznacz komórki w arkuszu, skopiuj je i wklej w pole Wklejone komórki, a potem naciśnij Wczytaj wklejone komórki.
3. Sprawdź, co jest w której kolumnie. Kolumny rozpoznajemy po nazwach, na przykład „Imię i nazwisko”, „Pracownik”, „E-mail”, „Telefon”, „Stanowisko”, „Uprawnienia”, „Rodzaj umowy”, „Stawka”, „Student”, „Kierownik zmiany” (także po angielsku i po ukraińsku). Każdą kolumnę możesz zmienić albo ustawić na Nie importuj. Imię i nazwisko mogą być w jednej kolumnie albo w dwóch. Jeśli pierwszy wiersz to już osoba, a nie nazwy kolumn, wyłącz Pierwszy wiersz zawiera nazwy kolumn. W skoroszycie z kilkoma arkuszami wybierz właściwy arkusz.
4. Naciśnij Dalej: sprawdź osoby. Każdy wiersz jest sprawdzany: brak imienia i nazwiska, niepoprawny e-mail, stawka, która nie jest liczbą, ten sam e-mail dwa razy w pliku albo e-mail kogoś, kto już pracuje w lokalu. Wiersz z problemem możesz Poprawić od razu na ekranie albo Pominąć.
5. Naciśnij Importuj (na przykład Importuj 10 osób). Do tej chwili niczego nie zapisujemy.

Każda osoba jest dodawana tak samo jak przez Dodaj: od razu jest w zespole i możesz wpisywać ją na zmiany. Gdy w wierszu jest e-mail, wysyłamy jej też zaproszenie do aplikacji. Osobie bez e-maila dasz kod zaproszenia później, z jej profilu. Stawki, rodzaj umowy i telefon trafiają do danych prywatnych, które widzą tylko właściciel, kierownicy z dostępem do finansów i sama osoba. Kierownik bez dostępu do finansów importuje osoby bez tych kolumn.

Import zajmuje miejsca w Twoim planie: jeśli osób jest więcej niż wolnych miejsc, ekran to pokaże, zanim cokolwiek zapiszemy.

Szablon. Nie musisz używać naszego szablonu, ale możesz od niego zacząć: pobierz szablon CSV (jest też na ekranie importu, Pobierz szablon CSV). Jego kolumny rozpoznajemy w całości.

Odczytujemy pliki .xlsx i .csv (rozdzielane średnikiem, przecinkiem albo tabulatorem, także zapisane w starszym polskim Excelu) i komórki wklejone z arkusza. Plik odczytujemy na Twoim urządzeniu i nigdzie go nie wysyłamy. Nie odczytamy starego formatu .xls ani plików chronionych hasłem: zapisz je jako .xlsx albo CSV. Kolory i scalone komórki pomijamy.

Osoby bez aplikacji

Nie musisz czekać, aż ktoś zainstaluje aplikację. Dodana osoba istnieje w zespole jako „osoba bez konta”: w sekcji Korzystanie z aplikacji pole Ma konto w aplikacji pokazuje Nie. Mimo to możesz przydzielać jej zmiany, zapisywać godziny, liczyć wynagrodzenie i drukować ewidencję czasu pracy. Gdy dołączy przez zaproszenie, wszystko, co dla niej zaplanowano, zostanie przypisane do jej konta.

Zaproś kogoś do aplikacji

1. Otwórz Profil pracownika i naciśnij Zaproszenie (okno otwiera się też od razu po dodaniu osoby).
2. Wybierz:
   • Wyślij zaproszenie e-mailem: wyślemy link e-mailem (tylko gdy podano adres e-mail).
   • Kopiuj link: tworzy zaproszenie i pokazuje okno Zaproszenie gotowe z 8-znakowym kodem. Naciśnij Kopiuj kod i link i wyślij go w dowolny sposób, na przykład SMS-em.
3. Osoba otwiera link albo zakłada konto, wybiera Mam zaproszenie i wpisuje kod. Zobacz Pierwsze kroki.

Zaproszenie jest dla jednej osoby. Jeśli zginęło albo wygasło, utwórz nowe.

Kierownik zmiany, nadzór, badania i BHP

Kto może prowadzić zmianę, wynika z ustawień lokalu: właściciel, kierownicy i każdy, czyje stanowisko lub umiejętność jest oznaczona jako Prowadzi zmianę w ustawieniach lokalu (na przykład umiejętność „Klucze”). Przy nazwisku w zespole i w grafiku pojawia się wtedy gwiazdka ★.

W sekcji Uprawnienia i ustawienia zaznaczysz, kto wymaga nadzoru: Samodzielny albo Wymaga nadzoru (nowa osoba, osoba w trakcie przyuczenia). Osoba wymagająca nadzoru nigdy nie pracuje sama: zawsze, gdy pracuje, w tym samym czasie pracuje ktoś samodzielny. Automatyczne przydzielanie tego pilnuje, a grafik pokazuje godziny, w których pracują tylko osoby wymagające nadzoru, na przykład „Tylko osoby wymagające nadzoru: 6:00–10:00”, i oznacza ich zmiany na liście dnia.

Gdy lokal oznaczy choć jedno stanowisko lub umiejętność jako prowadzącą zmianę, grafik ostrzega też o dniach, w których nie ma nikogo, kto może prowadzić zmianę.

Badania i BHP to daty, których pilnowania wymagają przepisy: Badania lekarskie ważne do (art. 229 Kodeksu pracy), Data szkolenia BHP i Szkolenie BHP ważne do (art. 237³). Wpisuj tylko daty, nigdy wyniki, ograniczenia ani rozpoznania: samo zaświadczenie zostaje w aktach osobowych.

• Daty widzi i zmienia właściciel oraz kierownicy z dostępem do finansów. Pozostali kierownicy widzą tylko status: Ważne, Wkrótce wygasa (w ciągu 30 dni), Wygasło albo Brak danych. Współpracownicy nie widzą nic; dana osoba widzi swoje daty w Profilu.
• Lista zespołu pokazuje na przykład Badania wygasły albo Szkolenie BHP wkrótce wygasa, a pulpit liczy osoby, których daty wymagają uwagi.
• Przypisanie zmiany osobie, której badania lub szkolenie wygasną przed tym dniem, wymaga potwierdzenia (Przypisz mimo to) albo jest blokowane, jeśli tak ustawiono w lokalu.

Uwagi o dyspozycyjności (na przykład „studia we wtorki”) są dla kierowników, którzy układają grafik; widzi je też dana osoba.

Dokumenty i regulaminy

Dokumenty osoby. Właściciel i kierownicy z dostępem do finansów otwierają osobę w Zespole i wybierają Dokumenty → Otwórz, aby dodać lub przeczytać umowę, orzeczenie lekarskie, zaświadczenie BHP albo inny plik (PDF, JPEG lub PNG, do 10 MB). Każdemu nadaj rodzaj i, jeśli wygasa, datę ważności. Dla orzeczenia lub zaświadczenia BHP ta data staje się też datą „ważne do” badań lub szkolenia BHP, więc korzystają z niej opisane wyżej przypomnienia i ostrzeżenia w grafiku. Dodawaj tylko orzeczenie o zdolności do pracy, nigdy wyników badań ani rozpoznań. Pracownicy widzą i dodają własne dokumenty w Profil → Moje dokumenty; pliki dodane przez pracownika nie zmieniają dat, dopóki ich nie zapiszesz. Dokumenty może otworzyć tylko ta osoba oraz właściciel i kierownicy lokalu z dostępem do finansów. Są usuwane 90 dni po zakończeniu pracy w danym lokalu: akta osobowe prowadź we własnej dokumentacji.

Regulaminy. Kierownicy publikują dokumenty do przeczytania przez wszystkich (regulamin pracy, instrukcja BHP) w Więcej → Regulaminy → Opublikuj regulamin (PDF). Każdy otwiera je tam i wybiera Przeczytano; EVoShift zapisuje, kto i kiedy potwierdził zapoznanie się (według czasu serwera), a kierownicy widzą Potwierdziło X z Y wraz z nazwiskami. Potwierdzenie nie jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym i nie podpisuje dokumentu: tam, gdzie prawo wymaga podpisu, zbieraj go tak jak dotąd.

Oś czasu

Właściciel i kierownicy z dostępem do finansów otwierają osobę w Zespół i wybierają Oś czasu → Otwórz oś czasu. Widać tam, co dotyczy tej osoby w lokalu i od kiedy: rozpoczęcie i zakończenie współpracy, umowy, wynagrodzenie (podwyżki, pensję z wymiarem etatu), status studenta, ulgi podatkowe (ulga dla młodych PIT-0, PIT-2, podwyższone koszty za dojazdy), szkolenia BHP i badania lekarskie z terminem ważności oraz Twoje notatki. Na komputerze i tablecie każdy rodzaj ma własny pas na wspólnej osi czasu z zaznaczonym dniem dzisiejszym; wpis można przeciągnąć (przesuwa się o pełne dni) albo dotknąć, aby zmienić daty lub go usunąć. Na telefonie każdy rodzaj to lista; dotknij wpisu, aby zmienić daty. Szkolenie lub badanie, które kończy się w ciągu 30 dni albo już się skończyło, jest oznaczone.

Zmiana wynagrodzenia, umowy lub statusu obowiązuje od swojego dnia: otwarte miesiące są przeliczane od tego dnia, a zamknięte zachowują swoje wyliczenia. Dwie umowy nie mogą zaczynać się tego samego dnia, koniec nie może być przed początkiem, a rozpoczęcia współpracy nie da się usunąć, dopóki osoba ma zmiany. Każda zmiana jest zapisana wraz z tym, kto i kiedy ją wprowadził. Pracownik widzi swoją oś czasu bez historii zmian w Profil → Moja oś czasu.

Zmiana danych i usunięcie osoby

Każda sekcja profilu ma ołówek: stanowisko, umiejętności, uprawnienia i wynagrodzenie zmienisz w każdej chwili. Nowa stawka obowiązuje od wybranego dnia; zmiany już wycenione zachowują swoje kwoty.

Usuń pracownika kończy współpracę w tym lokalu: konto zostaje tu wyłączone, a dane osobowe usunięte, ale historia (zmiany, czas pracy, wynagrodzenia) zostaje, tak jak wymagają przepisy.