Ustawienia lokalu

Każdy lokal ma własne ustawienia: otworzysz je w Więcej → Ustawienia lokalu. Ustawienia ogólne zmieniają właściciel i kierownicy, a sekcje finansowe (Finanse, Plan sprzedaży (netto), Zasady kosztu pracy) – właściciel i kierownicy z dostępem do finansów. Każda sekcja ma ołówek do edycji i małe ? z krótkim wyjaśnieniem.

Informacje ogólne

Nazwa, Waluta, Strefa czasowa i Pierwszy dzień tygodnia obowiązują we wszystkich grafikach i raportach lokalu. Zasady zamian opisujemy niżej.

W sekcji Położenie są adres i współrzędne GPS; punkt na mapie ustawisz, dotykając mapy (albo przyciskiem Znajdź po adresie).

Stanowiska i umiejętności

W sekcji Stanowiska i umiejętności:

• Stanowiska to funkcje, na których pracują ludzie, na przykład barista albo kierownik zmiany. Każda zmiana wymaga jednego stanowiska.
• Umiejętności to dodatkowe kwalifikacje, na przykład obsługa kasy albo latte art. Zmiana może wymagać umiejętności i wtedy podpowiadamy do niej tylko osoby, które ją mają.
• Prowadzi zmianę: zaznacz stanowiska i umiejętności, których posiadacze mogą prowadzić zmianę (na przykład umiejętność „Klucze”), oprócz właściciela i kierowników. Automatyczne przydzielanie pilnuje, aby w każdej porze, gdy pracuje kilka osób naraz, była wśród nich taka osoba, a grafik ostrzega o dniach bez niej.

Obie listy warto mieć krótkie: pojawiają się w każdym formularzu zmiany i pracownika. Zmiany zapisują się na bieżąco.

Pory dyspozycyjności

Pory dyspozycyjności to pory dnia, spośród których zespół wybiera, gdy podaje dyspozycyjność, na przykład Rano 06:00–12:00, Popołudnie 12:00–18:00, Wieczór 18:00–24:00. Nową porę dodasz przyciskiem Dodaj porę: podaj nazwę, początek i koniec.

Dopasuj je do typowych zmian. Im czytelniejsze pory, tym łatwiej ułożyć grafik na podstawie odpowiedzi.

Szablony zmian i szablon tygodnia

Szablon tygodnia to Twój typowy tydzień. Każdy nowy miesiąc zaczyna się od niego, więc dobry szablon oszczędza większość pracy. Składa się z trzech warstw:

1. Szablony zmian: stanowisko i godziny, na przykład barista 08:00–16:00. Zarządzasz nimi w Zarządzaj szablonami zmian.
2. Szablony dnia: zmiany typowego dnia, na przykład „Zwykły dzień” z dwoma baristami rano i jednym wieczorem albo „Weekend”. Utworzysz go przyciskiem Utwórz szablon dnia (lub Nowy), a zmiany dodasz przez Dodaj istniejącą albo Nowy szablon zmiany.
3. Tydzień pracy: który szablon dnia obowiązuje w które dni tygodnia; dzień może też być Dniem wolnym.

Edytor otworzysz w Grafiki → Szablon tygodnia albo w Ustawienia lokalu → Szablon grafiku → Edytuj szablon tygodnia.

Gdy tworzysz nowy miesiąc, zmiany z szablonu tygodnia trafiają do niego jako nieobsadzone, gotowe do obsadzenia. Późniejsza zmiana szablonu nie zmienia już istniejących miesięcy.

Plan sprzedaży

Plan sprzedaży (netto) to sprzedaż netto (bez VAT), jakiej spodziewasz się w poszczególne dni tygodnia. Na jego podstawie powstaje plan na każdy dzień w wynikach dziennych: planowana prowizja i planowany udział kosztu pracy. Aktualizuj go przy zmianie sezonu; plan na pojedynczy dzień zmienisz też w wynikach dziennych.

Ustawienia finansowe

• Stały przychód miesięczny (netto): wpływy niezależne od sprzedaży, na przykład stała opłata. Jest rozkładany po równo na wszystkie dni miesiąca i wliczany do przychodu każdego dnia.
• Prowizja (%): prowizja, którą otrzymujesz od sprzedaży netto (od 0 do 100), na przykład jako operator kawiarni franczyzowej. Twój przychód to ta prowizja plus stały przychód; sprzedaż jest podstawą prowizji. 100% oznacza, że cała sprzedaż netto jest Twoja. Zobacz sprzedaż, przychód i koszt pracy jako %.
• Docelowy koszt pracy (% przychodu): jaką część swojego przychodu chcesz przeznaczać na obsadę (od 1 do 100%): prowizji plus stałego przychodu, a bez prowizji – sprzedaży netto (zobacz koszt pracy jako %). Podpowiedzi obsady uznają dzień za w normie w granicach 5 punktów procentowych w obie strony. Pod polem aplikacja pokazuje, ile to procent sprzedaży przy Twojej prowizji, na przykład 60% przychodu to około 15,1% sprzedaży netto przy Twojej prowizji 25,2%. Zostaw puste, aby użyć wartości domyślnej: 60% przychodu z prowizją (operator, któremu zostaje tylko prowizja, zwykle nie płaci z niej ani za towar, ani czynszu, więc obsada to większość jego kosztów, a 60% zostawia 40% na resztę i marżę) albo 30% bez prowizji (typowy udział w sprzedaży w gastronomii). Cel zapisany, zanim docelowy koszt pracy odnosił się do przychodu, był częścią sprzedaży: przy prowizji pokazujemy go po przeliczeniu (22% sprzedaży przy 25,2% to 87,3% przychodu) z adnotacją, dopóki nie zapiszesz ustawień ponownie. Bez prowizji nic się nie zmienia.
• Plan sprzedaży na godzinę pracy: sprzedaż netto, jaką ma przynieść każda godzina pracy. Proponowany plan sprzedaży przelicza według niego oczekiwaną sprzedaż dnia na godziny i liczbę osób. Zostaw puste, aby użyć Twojego wyniku z ostatnich 8 tygodni (utarg ÷ przepracowane godziny).

Wszystkie kwoty są netto.

Zasady zamian

Zasady zamian decydują, co się dzieje, gdy ktoś oddaje zmianę. Do wyboru są cztery typy:

Typ A sprawdzi się w małym, zgranym zespole; B albo D, gdy chcesz mieć wpływ na to, kto pracuje. Więcej znajdziesz na stronie Zamiany zmian i giełda.

Zasady kosztu pracy

Zasady, według których wyceniamy zmiany (właściciel i kierownicy z dostępem do finansów):

• Prawo pracy: rynek, na razie Polska.
• Składka wypadkowa (%): 1,67%, chyba że ZUS ustalił Twojej firmie inną stopę (przy mniej niż 10 ubezpieczonych zawsze 1,67%).
• Pora nocna: 8 godzin między 21:00 a 7:00 (domyślnie 22:00–6:00). Godziny nocne na umowie o pracę dają dodatek nocny.
• Zmiany właściciela bez wynagrodzenia: włącz, jeśli Twoje własne zmiany nie mają się liczyć do kosztu pracy, jego udziału w sprzedaży ani szacunkowych wynagrodzeń.
• Okres rozliczeniowy: od 1 do 4 miesięcy (domyślnie 1). Nadgodziny na umowach o pracę liczymy ponad 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin tygodniowo w tym okresie; godziny ponad normę okresu rozliczamy w jego ostatnim miesiącu. Okresy zaczynają się w styczniu: 3 miesiące to kwartały.
• Czas wolny zamiast dodatków za nadgodziny: włącz, jeśli nadgodziny oraz pracę w niedziele i święta ponad normę oddajesz czasem wolnym; wyliczenie szacunkowe nie dolicza wtedy dodatków, tylko pokazuje godziny do oddania.

Zmiany stawek i pory nocnej dotyczą zmian wycenianych od teraz; poprzednie miesiące zachowują swoje kwoty. Więcej znajdziesz na stronie Koszt pracy i wydruki.

Powiadomienia o nieobecności na zmianie

Gdy ktoś nie rozpocznie pracy przez określony czas od początku zmiany, kierownicy i właściciel dostają powiadomienie. W polu Powiadom kierowników po ustaw liczbę minut (domyślnie 15) albo Wyłączone. Zobacz Powiadomienia.

Lokalizacja przy rozpoczęciu pracy

To ustawienie decyduje, czy przy rozpoczęciu i zakończeniu pracy na telefonie lub w przeglądarce sprawdzamy, że pracownik jest w lokalu. Najpierw ustaw Położenie lokalu: od niego liczona jest odległość.

• Wyłączone (domyślnie): każdy może rozpocząć pracę z dowolnego miejsca, jak dotąd.
• Ostrzegaj: poza Promieniem (domyślnie 150 m) lub bez lokalizacji rozpoczęcie pracy działa, ale jest oznaczane w Dziś w pracy i w grafiku (Poza obszarem · 420 m, Lokalizacja niezweryfikowana).
• Blokuj: poza promieniem lub bez lokalizacji rozpoczęcie pracy jest odrzucane, a pracownik widzi, jak daleko jest. Godziny nadal możesz wpisać lub poprawić ręcznie.

Aplikacja odczytuje lokalizację jednorazowo, w chwili naciśnięcia przycisku, i zapisuje tylko wynik oraz odległość, nigdy współrzędne; przed pierwszym odczytem wyjaśnia to każdemu pracownikowi. Tablet w lokalu liczy się jako obecność na miejscu; zegarki i aplikacja na komputer nie mają dostępu do lokalizacji, więc ich wpisy są niezweryfikowane (Ostrzegaj) albo odrzucane (Blokuj). Gdy sprawdzanie jest włączone, pracownicy nie wpisują sami swoich godzin: poprawia je kierownik. Przed włączeniem wprowadź sprawdzanie w regulaminie pracy lub w obwieszczeniu dla pracowników (art. 22³ § 4 Kodeksu pracy).

Kontrola czasu pracy

Nietypowe godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy trafiają do sprawdzenia przez kierownika; nikt nie jest blokowany. Pojawiają się w sekcji Do sprawdzenia w karcie Dziś w pracy oraz w widoku dnia w wynikach dziennych. Właściciel i kierownicy z dostępem do finansów ustawiają:

• Rozpoczęcie pracy wcześniej niż w grafiku o ponad (domyślnie 15 minut), Zakończenie pracy później niż w grafiku o ponad (15 minut), Zmiana dłuższa niż w grafiku o ponad (30 minut) i Zmiana krótsza niż (15 minut); Wyłączone wyłącza dane oznaczenie. Oznaczane jest też rozpoczęcie pracy poza terenem lokalu (w opisanym wyżej trybie ostrzegania).
• Licz czas od planowanego początku: szacunkowe wynagrodzenie, koszt pracy, zestawienie dla biura rachunkowego i podział napiwków liczą się od planowanego początku do planowanego końca zmiany. Dodatkowe minuty wliczają się dopiero po zatwierdzeniu przez kierownika. Spóźnienie i wcześniejsze wyjście liczą się według zarejestrowanych godzin.
• Tylko kod QR na tablecie: tablet nie przyjmuje kodów PIN; pracę rozpoczyna się i kończy tylko przez zeskanowanie kodu własnym telefonem.
• Dwie osoby na jednym tablecie w ciągu (domyślnie 60 sekund): oznacza drugi wpis.
• Oznaczaj wpisy z tabletu bez aktywności w aplikacji (domyślnie wyłączone): zakończenie pracy kodem PIN jest oznaczane, jeśli osoba nie otworzyła aplikacji od rozpoczęcia pracy.
• Zdjęcie przy rozpoczęciu pracy na tablecie (domyślnie wyłączone): zobacz tablet. Przed włączeniem przeprowadź ocenę skutków dla ochrony danych i poinformuj pracowników.

Badania i BHP

Co się dzieje, gdy ktoś dostaje zmianę po wygaśnięciu badań lekarskich lub szkolenia BHP: Ostrzegaj (domyślnie: kierownik może nacisnąć Przypisz mimo to) albo Blokuj (nikt nie przypisze tej osobie zmiany, dopóki nie zostaną wpisane nowe daty; art. 229 § 4 Kodeksu pracy zabrania dopuszczenia do pracy bez aktualnego orzeczenia lekarskiego). Zmienić to mogą tylko właściciel i kierownicy z dostępem do finansów. Zobacz Kierownik zmiany, nadzór, badania i BHP.

Odpoczynek między zmianami

Stosuj 11 i 35 godzin odpoczynku do wszystkich umów (domyślnie włączone). Kodeks pracy wymaga 11 godzin odpoczynku na dobę i 35 godzin w tygodniu tylko przy umowie o pracę (artykuły 132 i 133). Gdy to ustawienie jest włączone, grafik ostrzega o takim samym odpoczynku, a automatyczne przydzielanie go zachowuje, także przy umowie zlecenie, umowie o dzieło i własnej działalności gospodarczej – z oznaczeniem Zasada firmy. Gdy jest wyłączone, dotyczy to tylko pracowników na umowie o pracę. Nie dotyczy to właściciela ani wspólników bez umowy. Zobacz Które zasady dotyczą jakiej umowy.

Niedziele i święta

Ustawa o ograniczeniu handlu w niedziele i święta zamyka większość sklepów w niedziele i święta. Nie obejmuje gastronomii, piekarni, stacji paliw, aptek i kilku innych rodzajów działalności, więc kawiarnie i restauracje zwykle pracują w każdą niedzielę. W sekcji Niedziele i święta wybierz:

• W każdą niedzielę: otwarte w każdą niedzielę i święto (domyślnie).
• Tylko w niedziele handlowe: dla sklepów objętych zakazem. Otwarte tylko w niedziele handlowe dozwolone przez ustawę (ostatnia niedziela stycznia, kwietnia, czerwca i sierpnia, niedziela przed Wielkanocą i trzy niedziele przed Wigilią), zamknięte w święta.
• Nigdy: zamknięte w każdą niedzielę i święto.

W dni, w które lokal jest zamknięty, nowe miesiące nie dostają zmian z szablonu tygodnia. Grafik i wyniki dnia oznaczają te dni, na przykład „Zamknięte (niedziela niehandlowa)” albo „Zamknięte (święto)”. Zmianę w taki dzień nadal możesz dodać ręcznie.

Listę niedziel handlowych i świąt bierzemy wprost z ustawy, z podanym artykułem i datą sprawdzenia. Gdy prawo się zmieni, aktualizujemy listę – nie musisz aktualizować aplikacji.

Eksport i usunięcie lokalu

W sekcji Więcej na dole ustawień:

• Eksportuj dane lokalu przygotowuje archiwum ZIP z danymi lokalu (zobacz Prywatność i Twoje dane).
• Usuń lokal (tylko właściciel) trwale usuwa lokal ze wszystkimi grafikami, zmianami, danymi płacowymi, nieobecnościami, dyspozycyjnością i zaproszeniami. Najpierw wyeksportuj dane: jako pracodawca musisz przez lata przechowywać dokumentację pracowniczą, na przykład ewidencję czasu pracy. Usunięcie lokalu nie anuluje subskrypcji.