Koszt pracy i wydruki

EVoShift szacuje, ile kosztuje każda zmiana według polskiego prawa pracy: brutto, składki i podatek po stronie pracownika, kwotę na rękę i całkowity koszt pracodawcy. To wyliczenia szacunkowe do planowania dla właściciela i pracowników; faktyczne wynagrodzenia wylicza księgowość. Koszt pracy widzą właściciel i kierownicy z dostępem do finansów; ewidencję czasu pracy mogą drukować także kierownicy.

Stawki i umowy

Wynagrodzenie ustawiasz dla każdej osoby i każdego lokalu w Profilu pracownika, w sekcji Wynagrodzenie:

• Rodzaj umowy: Umowa o pracę, Umowa zlecenie, Umowa o dzieło, Własna działalność gospodarcza (B2B, faktura) albo Właściciel / wspólnik (bez umowy). Właściciel lub wspólnik, który pracuje na zmianach bez umowy, nie generuje kosztu pracy, chyba że podasz umowną stawkę godzinową za jego czas; nie ma składek, zasad Kodeksu pracy, płacy minimalnej, bilansu urlopu ani wierszy w plikach RCP dla programu kadrowego.
• Forma wynagrodzenia: Stawka godzinowa albo Pensja miesięczna z wymiarem etatu (1,0 to pełny etat).
• Dane, które zmieniają wyliczenia: Poniżej 26 lat (ulga dla młodych), Uczeń lub student do 26 lat, Kwota zmniejszająca podatek (PIT-2), Dojeżdża z innej miejscowości, Dobrowolne ubezpieczenie chorobowe, Ubezpieczony gdzie indziej (co najmniej od płacy minimalnej), a dla wynagrodzenia chorobowego, urlopu i PPK Ukończone 50 lat przed tym rokiem, Co najmniej 10 lat pracy, Oszczędza w PPK i Wniosek o obniżoną wpłatę PPK.
• Obowiązuje od: gdy zmieniasz stawkę lub pensję zatrudnionej osoby albo któryś ze statusów podatkowych i ubezpieczeniowych, wybierz dzień, od którego zmiana obowiązuje (domyślnie dziś). Jeden dzień dotyczy wynagrodzenia i statusów zmienionych razem. Wcześniejsze dni zachowują poprzednie warunki, a zmiany od tego dnia są wyceniane od nowa, także gdy ten dzień już minął. Pensja zmieniona w trakcie miesiąca jest liczona proporcjonalnie.
• Ulga dla młodych do dnia i Status ucznia lub studenta do dnia (nieobowiązkowe): ostatni dzień statusu, który kończy się w znanym dniu, na przykład w dniu ukończenia 26 lat albo na koniec nauki. Od następnego dnia status przestaje obowiązywać, bez żadnej zmiany w formularzu.
• Historia wynagrodzenia i statusów: sekcja wynagrodzenia pokazuje każdą zmianę z jej dniem: nowe wynagrodzenie i każdy status włączony (tak), wyłączony (nie) albo zakończony w znanym dniu (koniec).

Każda zmiana jest wyceniana według wynagrodzenia i statusów z jej dnia, a miesiąc, w którym status się zmienił, jest liczony według wynagrodzenia zarobionego przy każdym z nich. Przepisy są tu bardziej złożone: ulgi w podatku dochodowym (ulga dla młodych, PIT-2) stosuje się według miesiąca wypłaty, a składki ZUS od umowy zlecenia ucznia lub studenta według dni pracy. Kwoty są szacunkowe i służą planowaniu; dokładne wynagrodzenie wylicza księgowy.

W trakcie wypełniania sekcja Szacunkowo za miesiąc pokazuje kwotę brutto, na rękę i koszt pracodawcy. Osobę bez rodzaju umowy wyceniamy jak przy umowie o pracę, czyli w najdroższym typowym przypadku.

Jak wyceniamy zmiany

• Zaplanowane godziny wyceniają zmianę; po zakończeniu pracy wyliczenie szacunkowe opiera się na zarejestrowanych godzinach.
• Wynagrodzenie miesięczne odnosimy do wymiaru czasu pracy w miesiącu (8 godzin za każdy dzień od poniedziałku do piątku, minus święta), proporcjonalnie do wymiaru etatu.
• Przy umowie o pracę każda godzina w porze nocnej lokalu daje dodatek nocny.
• Nadgodziny przy umowie o pracę: godziny ponad 8 w danej dobie dają dodatek 50% (100% w nocy oraz w niedziele i święta); godziny ponad normę okresu rozliczeniowego (przeciętnie 40 godzin tygodniowo, proporcjonalnie do wymiaru etatu) dają 100% w jego ostatnim miesiącu. Przy pensji miesięcznej te godziny są też dodatkowo płatne.
• Niedziele i święta przy umowie o pracę: należy się inny dzień wolny, a gdy osoba pracuje ponad normę bez niego – dodatek 100% za te godziny.
• Płaca minimalna: umowa o pracę poniżej płacy minimalnej dla danego wymiaru etatu (albo, przy stawce godzinowej, dla przepracowanych godzin) dostaje wyrównanie. Umowa zlecenie poniżej minimalnej stawki godzinowej jest oznaczona ostrzeżeniem, w warunkach wynagrodzenia osoby i tutaj.
• Zwolnienie lekarskie (zatwierdzone, umowa o pracę): pracodawca płaci 80% średniego wynagrodzenia z najwyżej 12 wcześniejszych miesięcy (100%, jeśli tak wynika ze zwolnienia) za 33 dni choroby w roku (14 po ukończeniu 50 lat), potem ZUS wypłaca zasiłek chorobowy; pensja jest pomniejszana za dni choroby. Przy umowie zlecenie z dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym zasiłek wypłaca ZUS.
• Urlop wypoczynkowy (zatwierdzony, umowa o pracę, także urlop na żądanie, który jest jego częścią): przy stawce godzinowej płacimy 8 godzin za dzień (razy wymiar etatu) i średnią dodatków nocnych i za nadgodziny z 3 poprzednich miesięcy; pensja już go obejmuje. Obok dni wykorzystanych widać roczny wymiar urlopu (20 lub 26 dni).
• PPK: 2% (albo 0,5% przy niskim dochodzie) potrącamy z kwoty na rękę, a 1,5% doliczamy do kosztu pracodawcy.
• Zmiana w dniu zatwierdzonej nieobecności, na której nikt nie zarejestrował pracy, nie jest płatna: płatna jest nieobecność.
• Wszystko to liczymy dla całego miesiąca, więc widać to w Koszcie pracy i w szacunkowym wynagrodzeniu pracownika, a nie w koszcie pojedynczej zmiany.
• Raz wyceniona zmiana zachowuje swój koszt. Przeliczamy ją tylko wtedy, gdy zmienia się osoba na zmianie, zmiana jest edytowana przed ponowną publikacją, ktoś zakończy na niej pracę albo od danego dnia zmieni się stawka. Miniony miesiąc zachowuje swoje kwoty nawet po zmianie stawek.

Koszt pracy

Otwórz Finanse → Koszt pracy. Dla każdej osoby widać godziny zaplanowane i przepracowane, kwotę Brutto, Potrącenia z wynagrodzenia (emerytalne, rentowe, chorobowe, zdrowotne, zaliczka na podatek dochodowy), Składki płacone przez pracodawcę (emerytalne, rentowe, wypadkowe, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych), kwotę Na rękę (netto) i Koszt pracodawcy. Szacunkowa wypłata to suma za miesiąc.

Pod kwotą brutto osobne wiersze pokazują Wynagrodzenie za godziny ponad normę, Nadgodziny 50% i Nadgodziny 100% (z liczbą godzin), Niedziele i święta bez dnia wolnego oraz Wyrównanie do płacy minimalnej, a także, każde oznaczone jako szacunkowe, Wynagrodzenie chorobowe, Zasiłek chorobowy z ZUS, Pensja za dni choroby (odejmowana), Wynagrodzenie urlopowe ze średnią dodatków i Zmiana wynagrodzenia w trakcie miesiąca – wszystko już wliczone w brutto. PPK jest osobnym wierszem w potrąceniach i w składkach pracodawcy.

Uwagi wyjaśniają szczególne przypadki, na przykład ulgę dla młodych, studenta bez składek, roczny limit składek emerytalno-rentowych, czas wolny do oddania albo okres rozliczeniowy, który jeszcze trwa. Jeśli ktoś ma zmiany, ale nie ma ustalonego wynagrodzenia (zobacz niżej), albo ma umowę zlecenie poniżej minimalnej stawki godzinowej, ekran to pokaże.

Wszystko to wyliczenia szacunkowe według polskich przepisów, wystarczająco dokładne do planowania: faktyczne wynagrodzenia wylicza księgowa lub biuro rachunkowe. Zobacz, czego wyliczenie szacunkowe nie obejmuje.

Osoby bez ustalonego wynagrodzenia

Ktoś, kto ma zmiany, ale nie ma w lokalu ustalonego wynagrodzenia, kosztuje 0 zł we wszystkich wyliczeniach kosztu pracy, więc koszt miesiąca wygląda na niższy, niż jest. Wszędzie tam, gdzie widać koszt pracy (Finanse, Koszt pracy, karta kosztu pracy na pulpicie, budżet i szczegóły dnia w grafiku oraz wyniki dzienne), ostrzeżenie mówi, ile osób nie ma ustalonego wynagrodzenia, na przykład 2 osoby bez ustalonego wynagrodzenia: koszt pracy jest zaniżony, i wymienia je z liczbą zmian i godzin. Na ekranie Koszt pracy ich wiersze pokazują Brak wynagrodzenia zamiast 0,00 zł.

• Ustaw wynagrodzenie otwiera Wynagrodzenie tej osoby. Po zapisaniu jej zmiany zostaną wycenione, a ostrzeżenie zniknie.
• Pracuje bez wynagrodzenia jest dla kogoś, kto naprawdę pracuje za darmo, na przykład wspólnika. Zapisuje się raz w zasadach kosztu pracy lokalu: zmiany tej osoby nie mają kosztu, a ostrzeżenie już do niej nie wraca. Przy Twoim własnym nazwisku przycisk brzmi To ja – pracuję bez wynagrodzenia. Aby to cofnąć, wyłącz Pracuje bez wynagrodzenia (0,00 zł) w sekcji Wynagrodzenie tej osoby.

Właściciel nigdy nie wywołuje ostrzeżenia: praca bez pensji to dla właściciela normalna sytuacja. Ustaw sobie wynagrodzenie, jeśli Twój czas ma się liczyć do kosztu pracy, albo włącz Zmiany właściciela bez wynagrodzenia w zasadach kosztu pracy, aby go pominąć nawet przy ustalonym wynagrodzeniu. Ostrzeżenie i jego przyciski widzą tylko właściciel i kierownicy z dostępem do finansów.

Koszt pracy w Finansach i na ekranie Koszt pracy

Oba ekrany liczą koszt pracy inaczej, więc ich sumy za ten sam miesiąc mogą się różnić:

• Finanse (a także wyniki dzienne i pulpit) sumują sam koszt zmian: zaplanowany, a za dni z wpisanym utargiem wykonany.
• Koszt pracy wylicza cały miesiąc każdej osoby: do zmian dolicza premie i zwroty wydatków, nadgodziny, dodatki za niedziele i święta, wyrównanie do płacy minimalnej, wynagrodzenie urlopowe, pensje miesięczne i składki od wynagrodzenia za miesiąc.

W części Plan a wykonanie na górze ekranu Koszt pracy wiersz Same zmiany (jak w Finansach) pokazuje pierwszą kwotę, a Premie, dodatki i rozliczenie miesiąca różnicę. Porównuj Plan z kwotami planowanymi w Finansach, a Wykonanie z tym, co pokażą Finanse, gdy utarg każdego dnia będzie wpisany.

Plan a wykonanie

Sumy na górze i rozwinięte wyliczenie każdej osoby kończą się częścią Plan a wykonanie: Godziny, Szacunkowa wypłata i Koszt pracodawcy dla godzin z grafiku (Plan) obok godzin, od których liczone jest wyliczenie szacunkowe (Wykonanie: zarejestrowane, a bez rejestracji planowane). Obie strony obejmują premie, potrącenia i zwroty z danego miesiąca. Na komputerze tabela ma też kolumnę Koszt pracodawcy (plan). Dopóki nikt nie zarejestruje czasu pracy, plan i wykonanie są równe; różnica pokazuje, jak na koszt wpłynęły spóźnienia, wcześniejsze wyjścia i dodatkowe godziny.

Faktyczne godziny osób, które pracowały zgodnie z grafikiem, ale nie zarejestrowały czasu pracy, uzupełnisz przyciskiem Potwierdź wszystkie zgodnie z planem w wynikach dziennych.

Premie i potrącenia

Premie, potrącenia i zwroty wydatków dotyczą jednej osoby i jednego miesiąca. Otwórz Koszt pracy, stuknij osobę, aby rozwinąć jej wyliczenie, i w sekcji Premie i potrącenia wybierz Dodaj premię lub potrącenie:

• Rodzaj: Premia (opodatkowana razem z wynagrodzeniem, więc podnosi brutto), Potrącenie (zmniejsza kwotę na rękę) albo Zwrot wydatków (doliczany do kwoty na rękę, bez podatku).
• Kwota w walucie lokalu, większa od zera.
• Dzień miesiąca i Opis, na przykład „Premia za Walentynki”.
• Powiązana zmiana (nieobowiązkowa): jedna ze zmian tej osoby w tym miesiącu; dzień ustawi się wtedy według zmiany.

Każda pozycja to osobny wiersz wyliczenia z przyciskami edycji i usuwania. Pozycje są uwzględniane wszędzie: w sumach, na wydruku (każda w osobnym wierszu), w eksporcie godzin i na karcie Moje szacunkowe wynagrodzenie na pulpicie pracownika. Pracownik widzi tylko swoje.

Dodaje je i zmienia właściciel oraz kierownik z dostępem do finansów. Aplikacja zapamiętuje, kto i kiedy dodał każdą pozycję oraz kto ostatnio ją zmienił. Po wygaśnięciu planu widać je, ale nie można ich zmieniać, a gdy miesiąc jest zamknięty, jego premie i potrącenia zostają bez zmian: aplikacja pokazuje Ten miesiąc jest zamknięty i nie pozwala niczego zmienić, bo księgowość mogła już z nich skorzystać.

Godziny dla księgowości

W Koszcie pracy ikona pobierania (Eksport godzin dla księgowości (CSV)) zapisuje miesiąc jako arkusz: jeden wiersz na osobę z miesiącem, imieniem i nazwiskiem, umową, godzinami planowanymi, godzinami zarejestrowanymi, godzinami, od których liczone jest wyliczenie szacunkowe (zarejestrowane, a bez rejestracji planowane), kwotą Szacunkowe brutto, premiami, potrąceniami i zwrotami wydatków z danego miesiąca, godzinami nadliczbowymi z dodatkiem 50% i 100%, godzinami w niedziele i święta bez dnia wolnego, wynagrodzeniem i dodatkami za nadgodziny oraz wyrównaniem do płacy minimalnej (oba już wliczone w brutto), dniami zwolnienia lekarskiego z wynagrodzeniem i zasiłkiem chorobowym, dniami urlopu z wynagrodzeniem urlopowym (także wliczone w brutto), następnie planem: Szacunkowe brutto (plan), Koszt pracodawcy (plan) i Koszt pracodawcy, oraz walutą. Premie, potrącenia i zwroty to trzy kolumny, a nie dodatkowe wiersze, więc każdy wiersz to nadal miesiąc jednej osoby: premie są już wliczone w brutto, potrącenia i zwroty nie. Na telefonie otworzy się menu udostępniania, więc plik możesz zapisać albo od razu wysłać do księgowości.

Plik otworzysz w Excelu lub Arkuszach Google: w wersji polskiej używa średników i przecinka dziesiętnego, w angielskiej – przecinków i kropki.

Pliki dla księgowości i programu kadrowego

W Koszcie pracy przycisk Dla księgowości (właściciel i kierownik z dostępem do finansów) przygotowuje czas pracy z miesiąca dla programu kadrowo-płacowego. Do wyboru:

• Ewidencja czasu pracy (PDF): strona na osobę z godzinami każdego dnia, porą nocną, nadgodzinami z dodatkiem 50% i 100%, godzinami w niedziele i święta, nieobecnościami (CH zwolnienie lekarskie, UW urlop wypoczynkowy, UŻ urlop na żądanie, SW siła wyższa), wymiarem czasu pracy i miejscem na podpisy;
• Ewidencja czasu pracy (Excel): to samo w arkuszu z podsumowaniem, wszystkimi dniami i listą obecności;
• Lista obecności (PDF): cały zespół dzień po dniu;
• Plik arkusza (CSV): wiersz na osobę i dzień, do dowolnego programu;
• Comarch ERP Optima, Symfonia Kadry i Płace, enova365: godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy w formatach importu RCP tych programów (księgowość ustawia import raz; opis jest w pliku README w paczce);
• Wszystko (ZIP): wszystkie pliki naraz.

Pobierz otwiera plik (link działa 24 godziny); Wyślij e-mailem wysyła go na wpisany adres księgowości, z plikiem w załączniku i Twoim adresem do odpowiedzi. Godziny pochodzą z rejestracji czasu pracy, a gdy jej nie ma – z grafiku (oznaczone *).

Pliki i e-mail są w języku kraju, w którym działa miejsce pracy, niezależnie od języka aplikacji: dla miejsca pracy w Polsce po polsku, bo trafiają do polskiej księgowości i są dokumentacją wymaganą przez polskie prawo.

Pliki importu rozpoznają osoby po polu Numer w programie kadrowym (karta RCP): numerze, jaki dana osoba ma w programie księgowości, ustawianym w danych płacowych pracownika. Osoby bez numeru są w tych plikach pominięte, a aplikacja je wymienia.

Ewidencja czasu pracy

Ewidencja czasu pracy to miesięczne zestawienie, które pracodawca w Polsce musi prowadzić. Wydrukujesz ją ikoną drukarki w układaniu grafiku, wybierając:

• Wszyscy pracownicy, wszystkie moje lokale
• Wszyscy pracownicy tego lokalu
• Wybrany pracownik

Każdy arkusz pokazuje dni miesiąca z godzinami według grafiku, godzinami wejścia i wyjścia, liczbą godzin, godzinami w porze nocnej i uwagami (niedziele, święta, godziny według grafiku bez rejestracji), a na końcu sumy: przepracowane godziny, wymiar czasu pracy dla pełnego etatu, godziny nocne, godziny w niedziele i święta oraz dni nieobecności, z miejscem na oba podpisy. Działa też dla osób bez aplikacji.

Wydruk szacunkowego kosztu pracy

W Koszcie pracy ikona drukarki proponuje Wszyscy: podsumowanie i szacunkowe wynagrodzenie każdej osoby albo Szacunkowe wynagrodzenie jednej osoby, jako PDF do wydruku lub zapisania. Strona podsumowania kończy się tabelą Plan a wykonanie: godziny planowane i faktyczne oraz koszt pracodawcy każdej osoby. Jeśli w danym miesiącu nie ma czego drukować, aplikacja o tym poinformuje.

Czego wyliczenie szacunkowe nie obejmuje

EVoShift celowo nie obsługuje autorskich kosztów uzyskania przychodu, nie stosuje progu 32% z uwzględnieniem innych płatników, nie wycenia łącznie drugiego zatrudnienia tej samej osoby ani nie wylicza zasiłków macierzyńskich, opiekuńczych czy urlopu bezpłatnego. Zrobi to program księgowy na podstawie wyeksportowanych godzin. Nadgodziny, pracę w niedziele i święta, płacę minimalną, wynagrodzenie chorobowe i urlopowe, PPK oraz zmianę wynagrodzenia w trakcie miesiąca szacujemy tak, jak opisano w sekcji Jak wyceniamy zmiany.