Витрати на персонал і друк звітів

EVoShift орієнтовно розраховує, скільки коштує кожна зміна за польським трудовим законодавством: оплату брутто, внески й податок працівника, суму на руки та загальні витрати роботодавця. Це орієнтовні розрахунки для планування, призначені для власника й працівників; фактичну оплату розраховує твій бухгалтер. Витрати на персонал бачать власник і керівники з доступом до фінансів; облік робочого часу можуть друкувати також керівники.

Ставки та договори

Оплату встановлюють для кожної людини й кожного закладу в Профіль працівника, у розділі Фінансові дані:

Тип договору: Трудовий договір (umowa o pracę), Договір доручення (umowa zlecenie), Договір підряду (umowa o dzieło), Власна підприємницька діяльність (B2B, рахунок-фактура) або Власник / партнер (без договору). Власник чи партнер, який працює на змінах без договору, не створює витрат на персонал, якщо ти не вкажеш умовну погодинну суму за його час; для нього немає внесків, правил Кодексу праці (Kodeks pracy), мінімальної заробітної плати, залишку відпустки й рядків у файлах RCP для кадрової програми.
Форма оплати: Погодинна зі ставкою за годину або Місячна з окладом і розміром ставки (1,0 — це повна ставка).
Податкові й страхові дані, які змінюють розрахунок: До 26 років (пільга з податку на доходи), Учень або студент до 26 років, Щомісячне зменшення податку (PIT-2), Доїжджає з іншого населеного пункту, Добровільне страхування на випадок хвороби, Страхування в іншому місці (від мінімальної зарплати або більше), а для лікарняних, відпустки та PPK (Працівничі пенсійні плани) — Виповнилося 50 років до цього року, Щонайменше 10 років стажу, Заощаджує в PPK і Заява на знижений внесок PPK.
Діє з: коли змінюєш ставку чи оклад працівника або один із податкових і страхових статусів, вибери день, з якого діє зміна (за замовчуванням сьогодні). Один день стосується оплати та статусів, змінених разом. Попередні дні зберігають попередні умови, а зміни з цього дня оцінюються заново, навіть якщо цей день уже минув. Оклад, змінений протягом місяця, нараховується пропорційно.
Пільга до 26 років діє до і Статус учня або студента до (необов’язково): останній день статусу, який закінчується у відомий день, наприклад у день 26-річчя або в кінці навчання. З наступного дня статус більше не діє, і нічого змінювати не потрібно.
Історія оплати й статусів: розділ оплати показує кожну зміну з її днем: нову оплату і кожен статус, увімкнений (так), вимкнений (ні) або завершений у відомий день (завершено).

Кожна зміна оцінюється за оплатою і статусами свого дня, а місяць, у якому змінився статус, рахується за оплатою, заробленою за кожного з них. Закон тут складніший: пільги з податку на доходи (пільга до 26 років, PIT-2) застосовуються за місяцем виплати, а внески ZUS за договором доручення учня чи студента залежать від днів роботи. Суми орієнтовні й призначені для планування; точну оплату розраховує бухгалтер.

Під час заповнення розділ Орієнтовно за місяць показує суму брутто, суму на руки та витрати роботодавця. Людину без типу договору оцінюють як за трудовим договором, тобто за найдорожчим типовим варіантом.

Як оцінюються зміни

Вартість зміни рахується за запланованими годинами; після завершення роботи орієнтовний розрахунок спирається на зареєстровані години.
Місячний оклад співвідноситься з нормою робочого часу в місяці (8 годин за кожен день з понеділка до п’ятниці, мінус святкові дні), пропорційно до розміру ставки.
За трудовим договором кожна година в нічний час закладу дає нічну доплату.
Надурочні години за трудовим договором: години понад 8 за добу дають доплату 50% (100% уночі, а також у неділі та святкові дні); години понад норму розрахункового періоду (у середньому 40 годин на тиждень, пропорційно до розміру ставки) дають 100% в останньому місяці періоду. За місячного окладу ці години також оплачуються додатково.
Неділі та святкові дні за трудовим договором: належить інший вихідний день, а коли людина працює понад норму без нього — доплата 100% за ці години.
Мінімальна зарплата: трудовий договір з оплатою нижче мінімальної для відповідного розміру ставки (або, за погодинної ставки, для відпрацьованих годин) отримує доплату до мінімуму. Цивільно-правовий договір зі ставкою нижче мінімальної погодинної ставки позначено попередженням — в умовах оплати людини і тут.
Лікарняний (L4) (схвалений, трудовий договір): роботодавець платить 80% середньої оплати максимум за 12 попередніх місяців (100%, якщо так зазначено в лікарняному) за 33 дні хвороби на рік (14 для людей, старших за 50 років), далі ZUS (Управління соціального страхування) виплачує допомогу з хвороби; оклад зменшується за дні хвороби. За цивільно-правовим договором із добровільним страхуванням на випадок хвороби допомогу виплачує ZUS.
Щорічна відпустка (схвалена, трудовий договір, зокрема відпустка на вимогу, яка є її частиною): за погодинної оплати оплачується 8 годин на день (помножених на розмір ставки) плюс середня оплата за нічні й надурочні години за 3 попередні місяці; оклад уже її охоплює. Поруч із використаними днями видно річне право на відпустку (20 або 26 днів).
PPK: 2% (або 0,5% за низького доходу) утримується із суми на руки, а 1,5% додається до витрат роботодавця.
Зміна в день схваленої відсутності, на якій ніхто не зареєстрував роботу, не оплачується: оплачується відсутність.
Усе це рахується за весь місяць, тому видно у Витрати на персонал і в орієнтовній оплаті самого працівника, а не у вартості окремої зміни.
Один раз оцінена зміна зберігає свою вартість. Її перераховують лише тоді, коли зміна переходить до іншої людини, редагується перед повторною публікацією, на ній завершують роботу або після зміни ставки з цього дня. Минулі місяці зберігають свої суми навіть після зміни ставок.

Витрати на персонал

Відкрий Фінанси → Витрати на персонал. Для кожної людини видно заплановані й відпрацьовані години, суму Брутто, Утримується з оплати (пенсійний, інвалідний, лікарняний внески, медичне страхування, аванс податку на доходи), Додатково сплачує роботодавець (пенсійний, інвалідний, від нещасних випадків внески, Фонд праці, Фонд гарантованих виплат працівникам), На руки (нетто) і Витрати роботодавця. Орієнтовна виплата — це сума за місяць.

Під сумою брутто окремі рядки показують Оплата за години понад норму, Надурочні 50% і Надурочні 100% (з кількістю годин), Неділі та святкові дні без вихідного і Доплата до мінімальної зарплати, а також, кожне з позначкою «орієнтовно», Лікарняна оплата від роботодавця, Допомога з хвороби від ZUS, Оклад за дні хвороби (віднімається), Відпускні із середньою оплатою за нічні й надурочні години та Оплата змінилася протягом місяця — усе вже враховано в брутто. PPK — це окремий рядок в утриманнях з оплати й у тому, що додатково сплачує роботодавець.

Примітки пояснюють особливі випадки, наприклад пільгу до 26 років, студента без внесків, річну межу внесків, час відпочинку, який ще треба надати, або розрахунковий період, що ще триває. Якщо хтось має зміни, але не має визначеної оплати (дивись нижче), або має цивільно-правову ставку нижче мінімальної погодинної ставки, екран про це повідомить.

Усе це орієнтовний розрахунок за польським законодавством, достатньо точний для планування: фактичну оплату розраховує твій бухгалтер. Дивись, чого не враховує орієнтовний розрахунок.

Особи без визначеної оплати

Хтось, хто має зміни, але не має визначеної оплати в закладі, коштує 0 zł в усіх розрахунках витрат на персонал, тож витрати за місяць здаються меншими, ніж є насправді. Скрізь, де видно витрати на персонал (Фінанси, Витрати на персонал, картка витрат на персонал на панелі, бюджет і деталі дня в графіку та щоденні результати), попередження каже, скільки осіб не мають визначеної оплати, наприклад 2 особи без визначеної оплати: витрати на персонал занижено, і називає їх із кількістю змін і годин. На екрані Витрати на персонал їхні рядки показують Оплату не визначено замість 0,00 zł.

Визначити оплату відкриває Фінансові дані цієї особи. Після збереження її зміни буде оцінено, а попередження зникне.
Працює без оплати — для того, хто справді працює безкоштовно, наприклад співвласника. Зберігається один раз у правилах витрат на персонал закладу: зміни цієї особи нічого не коштують, і попередження до неї більше не повертається. Біля твого власного імені кнопка називається Це я – працюю без оплати. Щоб скасувати, вимкни Працює без оплати (0,00 zł) у Фінансових даних цієї особи.

Власник ніколи не викликає попередження: робота без зарплати для власника — звичайна річ. Визнач собі оплату, якщо твій час має враховуватися у витратах на персонал, або увімкни Зміни власника без оплати у правилах витрат на персонал, щоб не враховувати його навіть із визначеною оплатою. Попередження та його кнопки бачать лише власник і менеджери з доступом до фінансів.

Витрати на персонал у Фінансах і на екрані «Витрати на персонал»

Ці два екрани рахують витрати на персонал по-різному, тож їхні суми за той самий місяць можуть відрізнятися:

Фінанси (а також щоденні результати й панель) додають лише вартість змін: заплановану, а за дні з внесеним виторгом — фактичну.
Витрати на персонал розраховують увесь місяць кожної особи: до змін додаються премії та відшкодування витрат, надурочні, доплати за неділі та святкові дні, доплата до мінімальної зарплати, відпускні, місячні оклади та внески з оплати за місяць.

У розділі План і факт угорі екрана Витрати на персонал рядок Лише зміни (як у Фінансах) показує першу суму, а Премії, доплати та місячний розрахунок — різницю. Порівнюй План із запланованими сумами у Фінансах, а Факт — із тим, що покажуть Фінанси, коли виторг кожного дня буде внесено.

План і факт

Підсумки вгорі й розгорнутий розрахунок кожної людини закінчуються розділом План і факт: Години, Орієнтовна виплата і Витрати роботодавця для годин за графіком (План) поруч із годинами, від яких рахується орієнтовний розрахунок (Факт: зареєстровані, а там, де реєстрації немає, — заплановані). Обидві частини включають премії, утримання та відшкодування за місяць. На комп’ютері таблиця має ще стовпець Витрати роботодавця (план). Доки ніхто не зареєстрував час, план і факт однакові; різниця показує, як на витрати вплинули запізнення, ранні завершення роботи й додаткові години.

Щоб заповнити фактичний час людей, які працювали за графіком, але не зареєстрували час, скористайся кнопкою Підтвердити всі за планом у щоденних результатах.

Премії та утримання

Премії, утримання й відшкодування витрат стосуються однієї людини й одного місяця. Відкрий Витрати на персонал, торкнися людини, щоб розгорнути її розрахунок, і в розділі Премії й утримання вибери Додати премію чи утримання:

Тип: Премія (оподатковується разом з оплатою, тож збільшує брутто), Утримання (зменшує суму на руки) або Відшкодування витрат (додається до суми на руки, без податку).
Сума у валюті закладу, більша за нуль.
День місяця та Опис, наприклад «Премія до Дня святого Валентина».
Пов’язана зміна (необов’язково): одна зі змін цієї людини в цьому місяці; тоді день встановлюється за зміною.

Кожна позиція — окремий рядок у розрахунку з кнопками редагування та видалення. Вони враховуються всюди: у підсумках, у друкованому розрахунку (кожна окремим рядком), в експорті годин і на картці Моя орієнтовна оплата на головній панелі працівника. Працівник бачить лише свої.

Додають і змінюють їх власник і керівники з доступом до фінансів. Застосунок запам’ятовує, хто й коли додав кожну позицію і хто змінив її останнім. Після закінчення тарифу їх видно, але змінити не можна, а коли місяць закрито, його премії та утримання залишаються без змін: застосунок показує Цей місяць закрито і не дає нічого змінити, бо бухгалтер міг уже їх використати.

Години для бухгалтера

У Витрати на персонал іконка завантаження (Експорт годин для бухгалтера (CSV)) зберігає місяць як таблицю: один рядок на людину з місяцем, ім’ям, договором, запланованими годинами, зареєстрованими годинами, годинами, від яких рахується орієнтовний розрахунок (зареєстровані, а без реєстрації — заплановані), сумою Орієнтовне брутто, преміями, утриманнями й відшкодуваннями витрат за місяць, надурочними годинами з доплатою 50% і 100%, годинами в неділі та святкові дні без вихідного, оплатою й доплатами за надурочні години та доплатою до мінімальної зарплати (обидві вже в брутто), днями лікарняного з оплатою лікарняного та допомогою від ZUS, днями щорічної відпустки з відпускними (теж уже в брутто), далі планом: Орієнтовно брутто (план), Витрати роботодавця (план) і Витрати роботодавця, а також валютою. Премії, утримання й відшкодування — це три стовпці, а не додаткові рядки, тож кожен рядок і далі відповідає місяцю однієї людини: премії вже враховано в брутто, утримання й відшкодування — ні. На телефоні відкривається меню «Поділитися», тож файл можна зберегти або одразу надіслати бухгалтерові.

Файл відкривається в Excel або Google Таблицях: в англійській версії він використовує коми й десяткову крапку, у польській — крапки з комою й десяткову кому.

Файли для програми бухгалтера

У Витрати на персонал кнопка Для бухгалтера (власник і керівники з доступом до фінансів) готує робочий час за місяць для кадрової та зарплатної програми бухгалтера. Вибери один варіант:

Облік робочого часу (PDF): сторінка на людину з годинами кожного дня, нічними годинами, надурочними з доплатою 50% і 100%, годинами в неділі та святкові дні, відсутностями (CH — лікарняний, UW — щорічна відпустка, UŻ — відпустка на вимогу, SW — форс-мажор), нормою робочого часу за місяць і місцем для підписів;
Облік робочого часу (Excel): те саме як робоча книга з підсумком, усіма днями та списком присутності;
Список присутності (PDF): уся команда день за днем;
Файл таблиці (CSV): рядок на людину й день, для будь-якої програми;
Comarch ERP Optima, Symfonia Kadry i Płace, enova365: час початку й завершення роботи у форматах імпорту RCP цих програм (бухгалтер налаштовує імпорт один раз; як це зробити, описано у файлі README в пакеті);
Усе разом (ZIP): усі файли.

Завантажити відкриває файл (посилання діє 24 години); Надіслати e-mail надсилає його на введену адресу бухгалтера, з файлом у вкладенні та твоєю адресою для відповіді. Години беруться з обліку початку й завершення роботи, а якщо його немає — з графіка (позначено *).

Файли й e-mail складаються мовою країни, де працює місце роботи, незалежно від мови застосунку: для місця роботи в Польщі — польською, бо вони призначені для польського бухгалтера і є документацією, якої вимагає польське право.

Файли імпорту розпізнають людей за полем Номер працівника для бухгалтера (картка RCP): номером, який людина має в програмі бухгалтера; його вказують у платіжних даних члена команди. Людей без номера в цих файлах пропущено, а застосунок їх перелічує.

Облік робочого часу

Облік робочого часу (ewidencja czasu pracy) — це щомісячна відомість, яку роботодавці в Польщі зобов’язані вести. Надрукуй його іконкою принтера в розділі Складання графіка, вибравши:

Усі працівники, усі мої заклади
Усі працівники цього закладу
Один працівник

Кожна відомість показує всі дні із запланованими годинами, зареєстрованим часом, кількістю годин, нічними годинами та примітками (неділі, святкові дні, заплановані, але не зареєстровані години), а наприкінці підсумки: відпрацьовані години, норму для повної ставки, нічні години, години в неділі та святкові дні й дні відсутності, з місцем для обох підписів. Це працює й для людей без застосунку.

Надрукувати орієнтовні витрати на персонал

У Витрати на персонал іконка принтера пропонує Усі: підсумок і орієнтовна оплата кожної особи або Орієнтовна оплата однієї особи, у форматі PDF для друку чи збереження. Сторінка підсумку закінчується таблицею План і факт: заплановані й фактичні години та витрати роботодавця для кожної людини. Якщо за місяць нічого немає, застосунок про це повідомить.

Чого не враховує орієнтовний розрахунок

EVoShift навмисно не обробляє авторські витрати на отримання доходу, не застосовує поріг 32% з урахуванням кількох платників, не оцінює разом другу співпрацю тієї самої людини і не розраховує декретну відпустку, відпустку з догляду чи неоплачувану відпустку. Це зробить програма твого бухгалтера на основі експортованих годин. Надурочні години, роботу в неділі та святкові дні, мінімальну зарплату, оплату лікарняного, відпускні, PPK і зміну оплати протягом місяця оцінюють так, як описано в розділі Як оцінюються зміни.