Команда і запрошення

Вкладка Команда показує всіх людей у закладі: їхню посаду, чи вони зараз на роботі і коли в них найближча зміна. Торкнися людини, щоб відкрити її Профіль працівника.

Ролі та права доступу

Кожна людина має в певному закладі одну роль із правами доступу. Хтось може бути керівником в одній кав’ярні і працівником в іншій.

Ніхто не може надати права, вищі за власні: керівник може додати керівників і працівників, але не власників чи керівників з доступом до фінансів. Останнього власника видалити не можна.

Додай людину

1. У вкладці Команда натисни Додати.
2. Заповни розділ Основна інформація: ім’я та прізвище, e-mail (потрібен для запрошення електронною поштою), посаду і навички.
3. У розділі Права й налаштування вибери Права і познач, чи це Основний заклад цієї людини: для того, хто працює в кількох твоїх закладах, це той заклад, який застосунок відкриває, коли не вибрано інший, і команду якого показує віджет на головному екрані.
4. Керівники з доступом до фінансів заповнюють також розділ Фінансові дані: Тип договору, Форма оплати (Погодинна з полем Ставка (zł/год) або Місячна з полем Оклад (zł) і розміром ставки), податкові та страхові дані, потрібні для орієнтовного розрахунку оплати, а також Особисті дані (телефон, адреса, номер банківського рахунку).
5. Збережи. Людина одразу з’являється в команді, і її можна призначати на зміни.

Кожна активна людина займає одне місце у твоєму тарифі; власника не враховуємо.

Імпортуй команду з таблиці

Якщо список працівників уже є в Excel або Google Таблицях, не треба передруковувати його вручну.

1. У вкладці Команда натисни Імпорт з таблиці (кнопка на верхній панелі; поки команда порожня, також посередині екрана).
2. Завантаж людей одним із трьох способів:
   • перетягни файл .xlsx або .csv на поле Перетягни сюди файл .xlsx або .csv (на комп’ютері, у браузері, на Chromebook і на планшеті з Android),
   • натисни Вибрати файл і вкажи файл,
   • виділи клітинки в таблиці, скопіюй їх, встав у поле Вставлені клітинки і натисни Прочитати вставлені клітинки.
3. Перевір, що в кожній колонці. Колонки розпізнаємо за назвами, наприклад «Ім’я та прізвище», «Працівник», «Електронна адреса», «Телефон», «Посада», «Права доступу», «Тип договору», «Ставка», «Студент», «Старший зміни» (також польською та англійською). Будь-яку колонку можна змінити або встановити Не імпортувати. Ім’я та прізвище можуть бути в одній колонці або у двох. Якщо перший рядок уже є людиною, а не назвами колонок, вимкни Перший рядок містить назви колонок. У книзі з кількома аркушами вибери потрібний аркуш.
4. Натисни Далі: перевір людей. Кожен рядок перевіряємо: немає імені та прізвища, неправильна електронна адреса, ставка, яка не є числом, та сама адреса двічі у файлі або адреса людини, яка вже працює в закладі. Рядок із проблемою можна одразу Виправити або Пропустити.
5. Натисни Імпортувати (наприклад, Імпортувати 10 людей). До цього моменту нічого не зберігаємо.

Кожну людину додаємо так само, як через Додати: вона одразу в команді, і її можна ставити на зміни. Якщо в рядку є електронна адреса, ми також надсилаємо запрошення до застосунку. Людині без адреси даси код запрошення пізніше, з її профілю. Ставки, тип договору й телефон потрапляють до приватних даних, які бачать лише власник, керівники з доступом до фінансів і сама людина. Керівник без доступу до фінансів імпортує людей без цих колонок.

Імпорт займає місця у твоєму плані: якщо людей більше, ніж вільних місць, екран це покаже, перш ніж ми щось збережемо.

Шаблон. Наш шаблон не обов’язковий, але з нього можна почати: завантаж шаблон CSV (він є й на екрані імпорту, Завантажити шаблон CSV). Усі його колонки розпізнаємо.

Читаємо файли .xlsx і .csv (з роздільниками крапка з комою, кома або табуляція, також збережені старішим польським Excel) і клітинки, вставлені з таблиці. Файл читаємо на твоєму пристрої й нікуди не надсилаємо. Старий формат .xls і файли, захищені паролем, не прочитаємо: збережи їх як .xlsx або CSV. Кольори й об’єднані клітинки пропускаємо.

Люди без застосунку

Не потрібно чекати, доки хтось установить застосунок. Додана людина існує в команді як «людина без облікового запису»: у розділі Користування застосунком поле Має обліковий запис у застосунку показує Ні. Попри це ти можеш призначати їй зміни, записувати години, бачити витрати на неї, вивантажувати її години для бухгалтера і друкувати облік робочого часу. Коли вона приєднається через запрошення, усе, що для неї вже заплановано, перейде до її облікового запису.

Запроси когось у застосунок

1. Відкрий Профіль працівника і натисни Запрошення (вікно також відкривається одразу після додавання людини).
2. Вибери:
   • Надіслати запрошення листом: ми надішлемо посилання листом (лише якщо вказано електронну адресу).
   • Копіювати посилання: створює запрошення і показує вікно Запрошення готове з 8-символьним кодом. Натисни Копіювати код і посилання і надішли його будь-яким способом, наприклад SMS-повідомленням.
3. Людина відкриває посилання або створює обліковий запис, вибирає У мене є запрошення і вводить код. Дивись Перші кроки.

Запрошення призначене для однієї людини. Якщо воно загубилося або минув його строк дії, створи нове.

Старший зміни, нагляд, медичні огляди і охорона праці

Хто може вести зміну, визначають налаштування закладу: власник, керівники і кожен, чия посада чи навичка позначена як Веде зміну в налаштуваннях закладу (наприклад навичка «Ключі»). Біля імені такої людини в команді і в графіку з’являється зірочка ★.

У розділі Права й налаштування можна позначити, кому потрібен нагляд: Працює самостійно або Потребує нагляду (нова людина, учень). Людина, яка потребує нагляду, ніколи не працює сама: щоразу, коли вона працює, у той самий час працює хтось самостійний. Автоматичний розподіл це враховує, а графік показує години, коли працюють лише люди, які потребують нагляду, наприклад «Лише люди, які потребують нагляду: 6:00–10:00», і позначає їхні зміни у списку дня.

Щойно заклад позначить хоча б одну посаду чи навичку як таку, що веде зміну, графік також попереджає про дні, коли немає нікого, хто може вести зміну.

Медичний огляд і BHP — це дати, за якими закон вимагає стежити: Медичний огляд дійсний до (badania lekarskie, ст. 229 Кодексу праці (Kodeks pracy)), Дата інструктажу BHP і Інструктаж BHP дійсний до (szkolenie BHP, ст. 237³). Вводь лише дати, ніколи не результати, обмеження чи діагнози: сам висновок залишається в особовій справі.

• Дати бачать і змінюють власник і керівники з доступом до фінансів. Інші керівники бачать лише статус: Дійсний, Скоро спливає (протягом 30 днів), Прострочено або Немає даних. Колеги не бачать нічого; сама людина бачить свої дати в розділі Профіль.
• Список команди показує, наприклад, Медичний огляд прострочено або Інструктаж BHP скоро спливає, а головна панель рахує людей, чиї дати потребують уваги.
• Призначення на зміну людини, чий огляд або інструктаж закінчиться до дня зміни, спершу вимагає підтвердження (Усе одно призначити) або блокується, якщо заклад так налаштовано.

Примітки щодо доступності (наприклад «у вівторок навчання») призначені для керівників, які складають графік; їх бачить і сама людина.

Документи і правила

Документи людини. Власник і керівники з доступом до фінансів відкривають людину в розділі Команда і вибирають Документи → Відкрити, щоб додати або переглянути договір, медичний висновок, свідоцтво про інструктаж з охорони праці або інший файл (PDF, JPEG чи PNG, до 10 МБ). Кожному документу вкажи тип і, якщо в нього є строк дії, дату закінчення. Для медичного висновку чи свідоцтва про інструктаж ця дата стає також датою «дійсний до» медичного огляду або інструктажу, тож описані вище нагадування і попередження в графіку орієнтуються на неї. Додавай лише висновок про придатність до роботи, ніколи не результати обстежень чи діагнози. Працівники бачать і додають власні документи в Профіль → Мої документи; файл, доданий працівником, не змінює дати, доки ти їх не збережеш. Документи може відкрити лише сама людина, а також власник і керівники закладу з доступом до фінансів. Їх видаляють через 90 днів після того, як людина перестає працювати в закладі: особові справи веди у власній документації.

Правила. Керівники публікують документи, з якими мають ознайомитися всі (правила внутрішнього трудового розпорядку, інструкція з охорони праці), через Більше → Правила → Опублікувати правила (PDF). Кожен відкриває їх там і вибирає Прочитано; EVoShift записує, хто і коли підтвердив ознайомлення (за часом сервера), а керівники бачать Підтвердили: X з Y разом з іменами. Підтвердження не є кваліфікованим електронним підписом і не підписує документ: там, де закон вимагає підпису, збирай його, як і раніше.

Хронологія

Власник і керівники з доступом до фінансів відкривають людину в Команда і вибирають Хронологія → Відкрити хронологію. Там видно, що стосується цієї людини в закладі і з якого дня: початок і завершення співпраці, договори, оплата (підвищення, оклад з розміром ставки), статус студента, податкові пільги (пільга для молоді PIT-0, PIT-2, підвищені витрати на доїзд), інструктаж з охорони праці (BHP) і медичні огляди з терміном дії, а також Твої нотатки. На комп’ютері й планшеті кожен вид має свій рядок на спільній шкалі часу з позначеним сьогоднішнім днем; запис можна перетягнути (він пересувається на цілі дні) або торкнутися, щоб змінити дати чи видалити. На телефоні кожен вид – це список; торкнися запису, щоб змінити дати. Інструктаж чи огляд, що закінчується протягом 30 днів або вже закінчився, позначено.

Зміна оплати, договору чи статусу діє зі свого дня: відкриті місяці перераховуються з цього дня, а закриті зберігають свої розрахунки. Два договори не можуть починатися в один день, кінець не може бути раніше за початок, а початок співпраці не можна видалити, поки людина має зміни. Кожну зміну записано разом з тим, хто і коли її зробив. Працівник бачить свою хронологію без історії змін у Профіль → Моя хронологія.

Зміна даних і видалення людини

У кожному розділі профілю є олівець: посаду, навички, права доступу й оплату можна змінити будь-коли. Нова ставка діє від вибраного дня; зміни, вартість яких уже розраховано, зберігають свої суми.

Видалити працівника завершує співпрацю в цьому закладі: обліковий запис тут вимикається, а особисті дані видаляються, але історія (зміни, робочий час, оплата) залишається, як того вимагає закон.