EVoShift зіставляє, скільки коштує твоя команда, з тим, скільки заробляє заклад, день за днем. Фінансові екрани призначені для власника та керівників з доступом до фінансів.
Продажі, дохід і витрати на персонал у %
- Усі суми — нетто, без VAT: план продажів, виторг і фіксований дохід.
- Твій дохід — це комісія, яку ти отримуєш від продажів нетто (комісія у % закладу), плюс фіксований дохід. Самі продажі є базою для комісії, а не твоїм доходом. Комісія 100% означає, що всі продажі нетто належать тобі.
- Результат = дохід − витрати (витрати на персонал та інші витрати).
- Витрати на персонал — це те, скільки зміни коштують тобі як роботодавцеві: оплата брутто плюс внески роботодавця (дивись Витрати на персонал). Це орієнтовний розрахунок для планування; фактичну оплату розраховує твій бухгалтер.
- Витрати на персонал у % = витрати на персонал ÷ твій дохід × 100: яка частина того, що ти заробляєш, іде на персонал. Дохід тут — це комісія від продажів нетто плюс фіксований дохід (його частка за день, якщо його розподілено по днях); разові та регулярні статті доходу не враховуються, бо вони не утримують персонал конкретного дня. Без комісії доходом є продажі нетто, а витрати на персонал у % = витрати на персонал ÷ продажі нетто × 100, як у будь-якому магазині чи ресторані. План рахується із запланованих змін і плану продажів на день, а факт — із зареєстрованих годин і введеного виторгу.
- При кожному відсотку витрат на персонал видно, від чого його рахують: від доходу за наявності комісії, від продажів без неї. За наявності комісії картка дня в режимі Внести продажі показує обидва.
Якщо витрати на персонал у % постійно перевищують план, це знак, що варто скоротити зміни або перенести їх на дні з більшим наплином гостей.
Приклад. Кав’ярня отримує комісію 25,2% від продажів нетто і фіксований дохід 9 000 zł на місяць, розподілений на 30 днів місяця (300 zł на день). У день із продажами 4 000 zł і витратами на персонал 900 zł:
| Сума | |
|---|---|
| Комісія (4 000 × 25,2%) | 1 008 zł |
| Фіксований дохід (9 000 ÷ 30) | 300 zł |
| Дохід | 1 308 zł |
| Витрати на персонал у % від доходу (900 ÷ 1 308) | 68,8% |
| Витрати на персонал у % від продажів (900 ÷ 4 000) | 22,5% |
22,5% від продажів виглядає ощадливо, але персонал забирає понад дві третини того, що залишається кав’ярні. Витрати на персонал у % за місяць рахуються так само: витрати на персонал за місяць ÷ дохід за дні цього місяця.
Кожен день у щоденних результатах показує також підказку щодо складу: замало, у нормі чи забагато людей для очікуваних продажів дня.
Як це пораховано?
Кожна сума на екранах «Фінанси», «Витрати на персонал» і «Щоденні результати», на картці витрат на персонал на головній панелі, а також у бюджеті на персонал і вартості змін у графіку може себе пояснити: торкнися її (на комп’ютері клацни; якщо навести курсор, з’явиться підказка). Відкриється вікно з формулою, описаною словами, і справжніми числами, наприклад: витрати на персонал особа за особою (години й вартість), комісія у % від продажів нетто, фіксований дохід за враховані дні або оплата брутто, внески та сума на руки конкретної особи. Особи без визначеної оплати позначені як не враховано. Частини завжди дають у сумі ту суму, якої ти торкнувся.
Ввести виторг за день
Наприкінці дня екран Головна питає Заповнити результат дня? за сьогодні або вчора і показує План продажів (нетто) на цей день. Введи Виторг (нетто) і збережи. Цього досить, щоб цифри були актуальними.
Щоб надолужити кілька днів, відкрий Фінанси → Показати щоденні результати і натисни Внести продажі. Дні йдуть один за одним (День 3 з 12): введи виторг і натисни Зберегти й далі або переходь між днями кнопками Попередній день і Наступний день.
Щоденні результати
Щоденні результати показують кожен день місяця з планом і фактом поруч: продажі, витрати, результат, години та витрати на персонал у % (на телефоні картка дня показує також твій дохід). Результат дня — це комісія від його продажів плюс його частка фіксованого доходу (якщо його розподілено по днях) мінус витрати на персонал та інші витрати. Торкнися дня, щоб відкрити його (наприклад, П’ятниця, 16 жовтня):
- Виторг (нетто): скільки заклад фактично продав. Це поле перше й одразу готове до введення; Готово на клавіатурі зберігає день.
- План продажів (нетто): план на цей день, узятий із плану продажів для відповідного дня тижня. План на окремий день змінюється олівцем; якщо залишити поле порожнім, повернеться план для цього дня тижня.
- Коментарі: наприклад, «Насичена неділя, закінчилося молоко».
- Закрити день (під полями, окремо від Зберегти): блокує звірений день, щоб його ніхто випадково не змінив. Спочатку застосунок перепитує, називаючи день і введений виторг; Зберегти й закрити день зберігає введені дані разом із закриттям. Власник або керівник з доступом до фінансів може відкрити закритий день кнопкою Відкрити день знову.
- Зміни: усі, хто працює цього дня, із запланованим і фактичним (зареєстрованим) часом або з позначкою Немає фактичного часу.
Запропонований план продажів з історії
Коли щоденні результати містять щонайменше 8 тижнів виторгу, застосунок пропонує план продажів на кожен майбутній день (крім днів, коли заклад зачинено), розрахований лише на основі твого власного виторгу:
- День тижня: середнє значення за останні 6 таких самих днів (наприклад, 6 останніх п’ятниць), без святкових днів. Торгова неділя порівнюється з неділями, коли заклад працював.
- Тенденція: останні 4 тижні порівняно з 4 попередніми, половина цієї зміни, щонайбільше ±10%, тож «+4%» — це саме те, що додано.
- Святкові дні: план на святковий день, коли ти працюєш, змінюється так само, як твої попередні святкові дні порівняно зі звичайним днем. Якщо попередніх святкових днів ще не було, цей день не отримує пропозиції.
Відкрий план дня (прапорець), щоб побачити пропозицію, її пояснення, а також скільки годин і людей вона передбачає за твоєї цілі продажів на годину роботи (або за твоїм власним показником за останні 8 тижнів). Використати вписує її в поле, яке ще можна змінити; Використати запропонований план встановлює всі дні одразу. Для днів без плану підказки щодо складу беруть запропоновані продажі. За коротшої історії нічого не пропонується.
Підтвердити всі за планом
Якщо люди працювали за графіком, але ніхто не зареєстрував час, вводити його вручну не потрібно. У Дані дня, у розділі Зміни:
- Підтвердити всі за планом копіює запланований час у фактичний для всіх змін цього дня.
- Перенести план біля людини робить це для однієї зміни.
Час, який хтось уже зареєстрував, зберігається: якщо такий є, застосунок запитує Перезаписати зареєстровані години?, і ти вибираєш Перезаписати, Лише зміни без часу або Скасувати. Незайняті зміни (без призначеної людини) пропускаються. Фактичні години та витрати на персонал за день перераховуються одразу. Закритий день показує зміни, але їх не можна змінити, а після закінчення тарифу не можна змінити нічого.
Хто фактично працював
Для дня, що вже минув (або сьогоднішнього), Хто працював… під зміною дозволяє записати, хто справді був на роботі:
- За планом (типово): людина з графіка. Фактичний час береться з відміток приходу та виходу, а якщо ніхто не відмітився, з плану; зміни його, якщо було інакше.
- Хтось інший: вибери колегу, який прийшов замість неї. Графік і далі показує, хто був у плані, але години, витрати на персонал, експорти, а також години й орієнтовна оплата обох людей рахуються для того, хто працював.
- Ніхто не прийшов: зміна не має ні годин, ні витрат. Можна додати причину й одразу записати відсутність людини з плану в цей день (лікарняний, відпустка на вимогу тощо).
Потім зміна показує «Фактично: … (за планом: …)» або «Ніхто не прийшов». Підтвердити всі за планом заповнює план для всіх змін дня, на які ніхто не відмітився.
Розділити зміну
Коли хтось захворів (або мусить піти) під час зміни, а колега її продовжує, скористайся Розділити зміну…: введи час передачі (він має припадати на час зміни), вибери, хто продовжує, за бажанням додай причину й познач Через хворобу, щоб записати лікарняний на решту дня. Перша частина залишається за людиною з графіка й закінчується в час передачі; друга належить колезі від передачі до кінця, і колега отримує сповіщення. Витрати й продажі на годину праці рахуються для обох частин. Скасувати поділ знову об'єднує зміну. У конструкторі графіка можна також розділити майбутню зміну заздалегідь; тоді обидві частини чекають на публікацію, як будь-яка зміна.
Вкладка «Фінанси»
Фінанси підсумовують місяць, вибраний на верхній панелі (‹ › або торкнися його назви, щоб вибрати інший):
- Фінансовий стан (план + факт): продажі нетто, витрати на персонал і витрати на персонал у % за місяць (від доходу за наявності комісії, від продажів без неї; червоним, коли перевищено цільові витрати на персонал); дні, що вже минули, рахуються за фактом, а решта — за планом.
- План і факт: заплановані цифри поруч із фактичними на сьогодні.
- Результат місяця: прибуток за місяць, план порівняно з фактом.
- Структура витрат: Витрати на персонал, Постійні та інші витрати і Витрати разом.
- Витрати й доходи цього місяця: статті місяця, скопійовані з щомісячних витрат і доходів або додані лише для цього місяця.
Звідси відкриваються Показати щоденні результати і Витрати на кожного працівника. Екран Головна власника показує також графіки: продажі нетто й витрати на персонал протягом місяця, витрати на персонал місяць за місяцем, а також заплановані та відпрацьовані години. Лінію витрат на персонал у % накладено на твої цільові витрати на персонал.
Результат місяця
Фінанси → Результат місяця збирає весь місяць на одній картці, план поруч із фактом, як звіт про прибутки та збитки. Усі суми — нетто. Твій дохід — це комісія від продажів нетто плюс фіксований дохід; продажі нетто показано першими як базу для комісії.
| Рядок | Що це |
|---|---|
| Продажі нетто (база комісії) | План: плани продажів на окремі дні. Факт: виторг, введений досі. Самі продажі не є доходом. |
| Комісія | Продажі нетто × комісія закладу у % (лише якщо вона є). |
| Фіксований дохід | Фіксований місячний дохід закладу: у плані повністю, у факті — частка днів із внесеним виторгом, так само як її враховує відсоток витрат на персонал у факті (лише якщо його задано). |
| Регулярні доходи | Доходи місяця з щомісячних витрат і доходів, наприклад від суборенди (лише якщо вони є). |
| Разові доходи | Разові доходи місяця, наприклад замовлення кейтерингу (лише якщо вони є). |
| Дохід | Комісія + фіксований дохід + регулярні доходи + разові доходи. |
| Витрати на персонал (роботодавця) | Витрати роботодавця на зміни: у плані — заплановані зміни; у факті — зміни із зареєстрованим часом, а в дні з виторгом також незареєстровані зміни за планом. Орієнтовний розрахунок. |
| Постійні витрати | Витрати місяця з щомісячних витрат і доходів, повністю в обох стовпцях. |
| Разові витрати | Разові витрати місяця, повністю в обох стовпцях. |
| Спільні витрати компанії | Частки спільних витрат власника, що припадають на цей заклад, повністю в обох стовпцях (лише якщо вони є). |
| Витрати | Витрати на персонал + постійні витрати + разові витрати + спільні витрати компанії. |
| Результат | Дохід − витрати (зелений означає прибуток, червоний — збиток). |
| Маржа | Результат ÷ дохід × 100; немає, коли доходу немає. |
Напис під карткою, наприклад Факт на сьогодні: 12 з 31 днів із внесеним виторгом, показує, яку частину місяця охоплює факт, а Прогноз на весь місяць — це результат із фактом для днів із виторгом і планом для решти. Витрати й доходи зі списку місяця враховуються один раз, повністю, в усіх трьох стовпцях. Фіксований дохід розподілено на дні місяця: план і прогноз містять його повністю, факт — частку днів із внесеним виторгом, тож фактичний результат збігається з карткою Факт (на сьогодні). Оскільки всі витрати враховуються повністю, на початку місяця фактичний результат низький і зростає з кожним новим виторгом.
Витрати на персонал на цьому екрані розраховуються зі змін і їхньої вартості під час відкриття, так само як у щоденних результатах, на панелі та в графіку.
Премій, утримань і відшкодувань витрат у результаті немає: їх видно окремо для кожної людини у Витрати на персонал. Фіксований дохід місяця, який уже закінчився, залишається таким, яким був, навіть якщо пізніше змінити налаштування.
Щомісячні витрати й доходи
Оренду, електроенергію та інші регулярні рахунки, а також регулярні надходження, наприклад від суборенди, власник веде в Більше → Щомісячні витрати й доходи: натисни Додати витрату або дохід, вибери Тип (Витрата або Дохід), заповни поля Назва, Сума, Частота (щомісяця, щотижня або щороку) і Заклад, якого це стосується. Список показує статті закладу, вибраного на верхній панелі; щоб побачити статті іншого закладу, перемкни його там. Доходи показано зеленим зі знаком «+». Статті, збережені ще до появи вибору типу, є витратами.
Коли ти створюєш новий місяць, статті копіюються до його графіка в тому вигляді, в якому вони є на цей момент, разом із типом. Подальша зміна чи видалення статті не змінює вже створених місяців, тож минулі місяці зберігають справжню історію. У розділі Профіль видно суми витрат за місяць, день і рік.
Разова стаття належить до одного місяця: ремонт або нові стільці (витрата) чи замовлення кейтерингу (дохід). Відкрий Фінанси цього місяця і в розділі Витрати й доходи цього місяця натисни Додати разову витрату чи дохід. Вибери Тип, вкажи назву, суму нетто, день і, за бажанням, примітку. Список місяця показує всі статті з позначками Постійна або Разова, а доходи — ще й з позначкою Дохід; змінювати й видаляти там можна лише разові статті. Витрати враховуються в інших витратах місяця та у своєму дні в щоденних результатах, а доходи — у доході місяця та в доході свого дня. Разові витрати, додані раніше як регулярні правила, переносяться до поточного місяця, коли власник наступного разу відкриє щомісячні витрати й доходи.
Спільні витрати компанії
Деякі витрати стосуються компанії загалом, а не одного закладу: бухгалтер, програмне забезпечення, автомобіль власника чи страхування компанії. Власник веде їх у Профіль → Спільні витрати компанії, окремо від щомісячних витрат закладів. Натисни Додати спільну витрату, заповни поля Назва, Загальна сума, Як часто (разово з датою, щомісяця або щороку з певного місяця, за бажанням — до певного місяця) і вибери в Як розподілити, як поділити її між твоїми закладами:
- Відсотки: частка кожного закладу; разом вони мають становити 100%.
- Фіксовані суми: сума для кожного закладу; разом вони мають дорівнювати загальній сумі.
- Пропорційно: відповідно до продажів нетто (Продажі нетто за місяць), доходу (Дохід за місяць) або витрат на персонал (Витрати на персонал за місяць) кожного закладу, або Рівні частки.
Попередній перегляд розподілу одразу показує частку кожного закладу, а рядок під ним — чи сходиться сума часток; кнопка Зберегти неактивна, доки сума не зійдеться. Залишок у кілька грошів (grosze) після округлення додається до найбільшої частки, тож частки завжди точно дають загальну суму.
Частка кожного закладу стає витратою його місяця з позначкою Спільна та інформацією про походження (Частка спільної витрати: Бухгалтер, 40%). Вона враховується в результаті закладу, як будь-яка інша витрата, і змінити її там не можна. Пропорційний розподіл перераховується за даними місяця, доки місяць не закрито; регулярна витрата ніколи не змінює місяців, що вже минули, а видалення витрати не змінює закритих і минулих місяців. Заклад, місяць якого створено пізніше, отримує свою частку в момент створення.
На головній панелі власника, який має два або більше закладів, видно картку Уся компанія цього місяця: дохід, витрати й результат закладів разом, причому спільні витрати враховано лише один раз (з них спільні витрати).
Витрату, яку було введено для одного закладу, але яка стосується всієї компанії, можна один раз перетворити: у Щомісячні витрати й доходи натисни біля неї Перетворити на спільну витрату, задай розподіл і збережи. Починаючи з цього місяця, витрата зникає з щомісячних витрат цього закладу, а попередні місяці зберігають свої. Без твого рішення нічого не перетворюється.