Графіки

Графік — це один місяць змін в одному закладі. Він проходить чотири етапи: Потреба (які зміни тобі потрібні), Чернетка (призначення людей на зміни), Опублікований (команда його бачить) і Закритий. Графіки складають власник і керівники; команда бачить опубліковані зміни у розділі Мої зміни.

Місяць коротко

1. Створи місяць: ми скопіюємо в нього зміни із шаблону тижня, а також щомісячні витрати й доходи.
2. Визнач потребу: додай або прибери зміни, потрібні в цьому місяці.
3. Попроси про доступність (необов’язково).
4. Признач людей на зміни і розв’яжи конфлікти.
5. Опублікуй: усі отримають сповіщення.

Створи місяць

1. Відкрий Графіки і натисни Новий графік.
2. Вибери Рік і Місяць, а потім натисни СТВОРИТИ ГРАФІК (ЧЕРНЕТКА).

Поки заклад не має жодного графіка, список графіків пропонує кнопку Створити графік на … з найближчим місяцем без графіка і три кроки: потреба, доступність, публікація. Картка місяця, який ще є потребою, має кнопку Відкрити й затвердити потребу.

Новий місяць отримує:

• зміни із шаблону тижня, на кожен день згідно з його шаблоном дня, поки що без людей;
• твої щомісячні витрати й доходи у сьогоднішньому розмірі. Пізніша зміна витрати не змінює вже створених місяців.

Якщо місяць залишиться порожнім, застосунок пояснить чому: дням тижня не призначено шаблонів дня або шаблони дня не мають змін. Виправ шаблон тижня або додай зміни вручну.

Кожен заклад має один графік на місяць. Видалити графік у списку графіків видаляє місяць назавжди.

Імпортуй місяць з таблиці

Якщо місяць уже сплановано в Excel або Google Таблицях (наприклад, у таблиці для складання графіка з іменами в стовпці A і днями від 1 до 31 поруч), не треба вводити його заново.

1. Відкрий місяць у складанні графіка й вибери Імпортувати графік з таблиці (на верхній панелі, на телефоні під ⋮; у чернетці, де ще ніхто не має змін, також на смузі над днями). Це можуть зробити власник і керівники в місяці, який не закрито, поки діє план.
2. Завантаж графік: перетягни файл .xlsx або .csv на екран (на комп’ютері, у браузері, на Chromebook і на планшеті з Android), натисни Вибрати файл або скопіюй клітинки у своїй таблиці й встав їх у Вставлені клітинки.
3. Покажи, де графік. Ми нічого не вгадуємо: вибери Стовпець з іменами й торкнися будь-якого імені, потім Клітинка першого дня й торкнися клітинки першої людини в перший день. Якщо в таблиці є рядок з номерами днів, вкажи і його: тоді номери визначають дату кожного стовпця, а стовпці без номера (суми) пропускаються. Без нього кожен стовпець — наступний день від дати клітинки першого дня (1-го числа або вибраної дати).
4. Поясни позначки. Години читаємо так, як їх зазвичай пишуть: 8-16, 8:00-16:00, 8.00–16.00, 7:30 - 15:30, а 22-6 — через північ. Усе інше («R», «P», «W»…) з’являється у списку один раз: зміна з годинами, шаблон зміни, вихідний, відсутність або пропустити. Значення запам’ятовуються для закладу й підставляються наступного разу.
5. Хто є хто. Імена зіставляємо з командою незалежно від регістру, діакритичних знаків та ініціалів («J. Kowalski»). Ім’я без збігу можна призначити іншій людині, додати як нову людину (до команди, без e-mail, як під час імпорту команди) або пропустити.
6. Перевір місяць. Клітинки з проблемами червоні: торкнися однієї, щоб виправити або пропустити її. Помаранчеві клітинки буде створено без призначеної людини (схвалена відсутність, день позначено як недоступний, людина вже працює в цей час або вже тут не працює). Для днів, які вже мають зміни, вибери Пропустити, Додати або Замінити (дні лише з непризначеними змінами із шаблону тижня за замовчуванням замінюються).
7. Натисни Імпортувати (наприклад, Імпортувати 120 змін). До цього нічого не зберігається. Зміни залишаються чернетками, доки ти не опублікуєш місяць, а Скасувати імпорт видаляє їх усі й повертає те, що видалила заміна. Люди, додані до команди, залишаються.

Імпорт не створює відсутностей: дні, позначені як відсутність, лишаються вільними й показані перед імпортом, щоб ти міг внести відсутності в розділі Відсутності.

Не підтримуються таблиці, де зміни позначено лише кольорами (кольори губляться під час копіювання), об’єднані клітинки, кілька тижнів один під одним і дні в рядках.

Визнач потребу

Новий місяць відкривається на екрані Складання графіка. Вибери день і налаштуй, що в ньому потрібно:

• Додати вручну: одна додаткова зміна на цей день; Зберегти як шаблон збереже її на майбутнє.
• Застосувати шаблон дня: усі зміни із шаблону дня, наприклад «Вихідні» у святковий день.
• Додати шаблон зміни: одна зміна з твоїх шаблонів змін.

Щоб заповнити частину місяця із шаблону тижня, натисни значок календаря на верхній панелі (Заповнити дні з шаблону тижня), вибери перший і останній день (наприклад з 16-го по 24-те) і натисни Заповнити. Заповнюються лише дні без змін; уже налаштовані дні залишаються як є.

Коли місяць виглядає як слід, натисни Затвердити потребу на верхній панелі (на телефоні — золота галочка ✓). Ти побачиш План продажів на цей місяць (продажі нетто, з якими ми порівнюватимемо витрати на персонал; натисни Далі), а застосунок запропонує попросити команду про доступність. Тепер графік — чернетка.

Попроси про доступність

Запитай команду, коли люди можуть працювати, перш ніж когось призначати:

• одразу після затвердження потреби,
• кнопкою Запитати доступність біля місяця в розділі Графіки (на будь-якому етапі, також поки потребу ще готують) або
• кнопкою Доступність на будь-який місяць угорі розділу Графіки, на поточний або пізніший місяць, навіть до створення графіка: вибери місяць стрілками; місяць без графіка отримає порожній (ще без змін), а потребу можна додати будь-коли, до відповідей або після них.

Вкажи Період планування, Термін подання і Повідомлення для працівників, а потім натисни Надіслати запит. Кожен активний працівник закладу отримає сповіщення. Дати можна змінити пізніше кнопкою Змінити запит на доступність. Більше на сторінці Доступність.

Період може охоплювати частину місяця, наприклад з 1-го по 15-те, коли ти плануєш графік двома частинами; він не може виходити за межі місяця. Команда бачить, про які дні ти питаєш.

Картка місяця показує потребу й доступність поруч, у будь-якому порядку: кожен крок показує, що вже готово (зміни, відповіді), а коли поточним кроком є потреба, картка пропонує також Запитати доступність або нагадування.

Під час підготовки потреби Доступність команди над днем показує, скільки людей може працювати в кожну частину дня (наприклад «Ранок 4 · День 2 · Вечір 1») і скільки не відповіли; якщо на якусь частину дня заплановано більше змін, ніж є доступних людей, з’являється попередження. Натисни частину дня (або Показати людей), щоб побачити імена в групах Доступні, Без відповіді і Недоступні, з частиною дня, годинами й коментарем кожного; на комп’ютері достатньо навести вказівник. На широкому екрані список поруч із місяцем. Те саме видно в дні під час складання графіка.

Баланс годин перед плануванням

Перш ніж когось призначати, перевір, чи команда покриє місяць: натисни значок людей (Баланс годин) біля місяця в розділі Графіки (власник і керівники). Баланс рахує дні із запиту на доступність; можна перемкнути на Весь місяць, Дні: 1–15, другу половину місяця або Вибрати дні.

• Потреба: години всіх змін у ці дні (з потреби) і скільки з них ще без людини.
• Доступно: години, які запропонувала команда. День рахується тривалістю частини дня, яку вибрала людина, щонайбільше 8 год; день без вибраної частини дня — 8 год; схвалена відсутність — 0. Власник і люди за трудовим договором (umowa o pracę) не входять у баланс, як постійний персонал: їхні години визначає договір. Їхні доступні години показано окремо.
• Різниця: потреба мінус доступні години. Бракує означає, що команда запропонувала замало: попроси про більшу доступність, зміни потребу або заплануй власника і постійний персонал.
• Норма повної ставки: робочі години повної ставки в ці дні з урахуванням святкових днів (польська місячна норма робочого часу).
• Години за договорами (лише власник і керівники з доступом до фінансів): заявлені години людей у балансі або їхній розмір ставки. Для частини місяця заявлені години рахуються пропорційно до кількості днів, а трудові договори — за нормою.

Без відповіді показує, хто не надіслав доступність (ще нічого або почали, але не надіслали). Нагадати надішле цим людям сповіщення зі строком. Люди без застосунку теж є у списку, щоб їх можна було запитати особисто. Нижче для кожної людини видно її доступні години і дні, уже заплановані години, а для власника і керівників з доступом до фінансів — також договір і години за договором.

Признач людей

Екран Складання графіка показує місяць день за днем, із запланованими годинами і лічильниками змін Незайняті і Конфлікти. Стрілками ‹ › на верхній панелі можна перейти до сусіднього місяця, а торкнувшись назви місяця — вибрати будь-який (дивись верхню панель).

1. Вибери день і натисни Призначити під незайнятою зміною.
2. Торкнися людини. У списку лише люди з потрібною посадою і навичками: спочатку доступні цього дня, потім ті, хто не відповів, потім недоступні, а наприкінці відсутні або ті, хто працює в ці години. Біля кожного видно доступність, години цього місяця (і перевищення узгоджених годин), інші зміни цього дня і роботу в іншому закладі. Зміну призначено одразу, а день лишається відкритим, тож можна перейти до наступної зміни.
3. Зміну, якої немає в потребі, можна додати кнопкою Додати ще одну зміну: Із шаблонів або Створити власну зміну.

Торкнися зайнятої зміни, щоб її відредагувати: змінити Запланований час або посаду, Зняти призначення або прийняти зареєстровані години кнопкою Затвердити фактичний час.

Фактичний час і перерви з’являються у вікні зміни лише тоді, коли зміна почалася.

Кошик біля зміни видаляє її одразу, а панель унизу дає змогу Скасувати це. Підтвердження потрібне лише для видалення зайнятої зміни в опублікованому місяці.

Коли в чернетці є незайняті зміни, над днями видно їхню кількість і кнопку Розподілити автоматично (ту саму, що на верхній панелі). Панель зникає, коли всі зміни зайняті.

Копіювати зміни на верхній панелі (на телефоні — значок) копіює дні, тижні або попередній місяць на дні цього місяця. Коли відкрито день, копіює цей день і питає лише, куди; інакше починає з останнього тижня. На телефоні відкритий день закриває верхню панель: тоді вибери ⋮ → Копіювати цей день… у вікні дня.

Залиш зміну без людини і ввімкни Вільна зміна, щоб запропонувати її команді: після публікації будь-хто зможе взяти її з біржі.

Автоматичний розподіл

Коли команда надішле доступність, кнопка Розподілити автоматично на верхній панелі місяця в чернетці (на телефоні — у меню ⋮) запропонує людей на всі зміни, які ще незайняті. Вона працює за сталими правилами, щоразу однаково, і не використовує AI, якщо ти про це не попросиш:

• лише люди, які вказали, що доступні цього дня, і лише в той час, який вони вказали;
• ніхто зі схваленою відсутністю, і лише люди з посадою та навичками, потрібними на зміні;
• ніхто, у кого до дня зміни закінчився строк дії медичного огляду або інструктажу з охорони праці (BHP) (автоматичний розподіл ніколи не призначає «усе одно»);
• без накладання на інші зміни цієї людини, також в інших твоїх закладах;
• щонайменше 15 годин відпочинку між змінами (ніколи не менше за встановлені законом 11) і щонайбільше 6 днів поспіль;
• Кодекс праці: 11 годин відпочинку в кожній добі, 35 годин у кожному тижні і, для трудових договорів, без надурочних (відпочинок за іншими договорами залежить від налаштування закладу);
• старший зміни щодня, якщо заклад позначає посади чи навички, що ведуть зміну, щоб жоден день не отримав попередження «немає старшого зміни»;
• не більше годин, ніж за договором, розподілених так, щоб кожен наблизився до своїх; першими обслуговуються люди з невеликою доступністю;
• коли одночасно дві чи більше змін — хтось, хто веде зміну (власник, керівник або посада чи навичка, позначена в налаштуваннях закладу як Веде зміну), і в жодний момент не лише люди, які потребують нагляду.

Панель показує кожну пропозицію з прапорцем і причиною вибору, зміни, що залишаються незайнятими, з причиною (і тим, хто був найближче, наприклад «Jan: Години за договором вичерпано»), а також години кожної людини до і після. Зніми позначку з того, чого не хочеш, і натисни Призначити. Зайняті зміни ніколи не змінюються, а зміна, яку хтось тим часом зайняв, залишається як є. Призначені зміни зберігаються так само, як твої власні правки: опублікуй місяць, щоб команда їх побачила.

Години за договором використовуються як межа лише для власника і керівників з доступом до фінансів, які можуть їх бачити.

Запропонувати з AI

На платному тарифі або в пробному періоді панель пропонує також Запропонувати з AI. Тоді місяць надсилається моделі AI (Google Gemini) анонімізованим: люди, посади і зміни перетворюються на випадкові коди (нові для кожного запиту), а надсилаються лише години змін, дні, доступність (доступний чи ні і бажаний час), дні, коли хтось не може працювати (без причини), години за договором і заплановані години, тип договору, позначки старшого зміни і нагляду, а також твої правила складання графіка. Імена, e-mail, номери телефонів, ставки, коментарі й нотатки, назва та адреса закладу, а також дати медичних оглядів чи інструктажів з охорони праці ніколи не покидають твій пристрій; лише він перетворює коди назад на імена.

Кожну пропозицію AI потім перевіряють за всіма правилами вище. Ті, що їх виконують, позначено AI; ті, що порушують правило, наведено в розділі Відхилені пропозиції AI разом із цим правилом. Решту заповнюють правила, а ти переглядаєш і призначаєш, як завжди: нічого не зберігається до натискання Призначити.

Кожна компанія має денний ліміт запитів до AI (запит, на який AI не відповів, не враховується). Коли AI вимкнено, денний ліміт вичерпано або AI не відповідає, панель про це повідомляє і показує план за правилами. Просити про пропозиції можуть керівники і власник; після закінчення тарифу ця можливість зникає.

Конфлікти

EVoShift перевіряє кожне призначення і попереджає, коли:

• людина позначила цей день як недоступний;
• вона вже працює в цей час в іншому з твоїх закладів;
• у неї вже є зміна в іншій компанії в цей час (ти бачиш лише, що вона зайнята, але не де).

У сітці день, коли людина працює деінде, показує Зайнято в іншому закладі з назвою цього закладу і годинами (твої інші заклади, зокрема в чернетці) або Зайнято (інший роботодавець) лише з годинами. Зміни іншого роботодавця враховуються, щойно той їх опублікує; його назви ти ніколи не бачиш. Автоматичний розподіл вважає цей час зайнятим і залишає навколо нього 11 годин відпочинку. Цей відпочинок позначено як Правило компанії: за Кодексом праці кожен роботодавець рахує робочий час окремо.

Це попередження, а не блокування: якщо в тебе є домовленість із цією людиною, натисни Усе одно призначити. Зміну буде позначено як конфлікт, тож її легко знайти пізніше.

EVoShift також запитує, перш ніж ти призначиш когось, у кого до цього дня закінчився строк дії медичного огляду чи інструктажу з охорони праці, а біля дня видно, що немає старшого зміни, або години, коли працюють лише люди, які потребують нагляду (дивись Старший зміни, нагляд, медичні огляди і охорона праці). Заклад може також повністю блокувати такі призначення.

Кодекс праці

Коли ти складаєш місяць вручну, EVoShift перевіряє його на відповідність польському Кодексу праці (Kodeks pracy), а автоматичний розподіл дотримується тих самих правил:

• щонайменше 11 годин відпочинку протягом 24 годин від початку кожної зміни (порушує це також зміна, довша за 13 годин);
• щонайменше 35 годин безперервного відпочинку в кожному тижні; тижні рахуються від 1-го числа місяця, а вільні вихідні, що переходять на наступний тиждень, вважаються одним відпочинком;
• для трудових договорів (umowa o pracę): жоден день не довший за добову норму (8 годин), щонайбільше 48 годин на тиждень у середньому за місяць і не більше 12,5 години надурочних, тобто місячної частки річного ліміту 150 годин.

Ліміти годин потребують даних про договір людини, тож їх отримують лише власник і керівники з доступом до фінансів, які можуть бачити умови оплати; без умов оплати кожну людину перевіряють як працівника. Зміна, що порушує правило, має бурштинову позначку, людина має таку саму біля імені, панель дня під зміною пояснює, що не так, а лічильник Кодекс праці над днями відкриває попередження місяця для кожної людини окремо. Як і конфлікти, це лише попередження: графік можна залишити як є. Перевіряються лише зміни цього місяця, без інших закладів і місяців.

Що означають позначки

Наведи мишу на позначку зміни (або на саму зміну), щоб побачити всі її попередження; клацни чи торкнися позначки, щоб закріпити список із кнопкою Відкрити зміну. Наведи мишу на людину або клацни чи торкнися її, щоб побачити всі її попередження в цьому місяці, згруповані і з датами: клацання на попередженні відкриває його зміну. Під кожним попередженням EVoShift пояснює, звідки воно береться: Кодекс праці, стаття … або Правило компанії. Позначки:

• червоний трикутник: конфлікт на зміні (подвійне призначення, менше ніж 11 годин між змінами, день, коли людина не може працювати, відсутність, прострочений медичний огляд);
• бурштиновий молоток: у цьому місяці порушено правило Кодексу праці або правило відпочинку компанії;
• зірка: старший зміни в цьому закладі; випускна шапочка: потребує нагляду; червоний щит: закінчився строк дії медичного огляду чи інструктажу з охорони праці.

На телефоні ті самі попередження видно на панелі дня, під кожною зміною.

Які правила стосуються якого договору

Кодекс праці поширюється лише на працівників (ст. 2 Кодексу праці), тобто на людей, які працюють за трудовим договором (umowa o pracę). Цивільно-правові договори під його дію не підпадають.

Налаштування Застосовувати відпочинок 11 год і 35 год до всіх договорів (Налаштування закладу, розділ Відпочинок між змінами; типово ввімкнено) зберігає однаковий відпочинок для всіх як твоє власне правило, адже багато власників і так так планують. Коли його вимкнено, люди за іншими договорами не отримують попереджень про відпочинок, а автоматичний розподіл залишає їм лише власну мінімальну перерву. Працівники за трудовим договором у будь-якому разі мають відпочинок, якого вимагає Кодекс праці.

Підказки щодо складу

Власник і керівники з доступом до фінансів бачать біля кожного дня графіка невелику позначку: Замало, У нормі або Забагато. Вона порівнює заплановані витрати на персонал за день із доходом, який цей день має принести:

• Очікувані продажі — це план продажів на цей день. Для дня без плану ми беремо середній виторг того самого дня тижня за останні чотири тижні; день без жодного з них підказки не отримує.
• Очікуваний дохід — це те, що з цих продажів залишається тобі: комісія від них плюс денна частка фіксованого доходу (дивись витрати на персонал у %). Без комісії це просто очікувані продажі.
• Витрати на персонал у % = заплановані витрати на персонал ÷ очікуваний дохід × 100.
• У межах цільових витрат на персонал плюс-мінус 5 відсоткових пунктів день у нормі; вище — забагато, нижче — замало. Години, які треба додати чи прибрати, — це цільова частка очікуваного доходу, перерахована в години за вартістю години роботи в цей день.

Приклад. Кав’ярня має комісію 25,2% і фіксований дохід 9000 zł на місяць, розподілений на 30 днів місяця (300 zł на день). Її цільові витрати на персонал — типові для комісії 60% доходу (55–65%). У понеділок план продажів становить 4000 zł, а заплановано 18 годин на 900 zł:

• очікуваний дохід = 4000 × 25,2% + 300 = 1008 + 300 = 1308 zł;
• витрати на персонал у % = 900 ÷ 1308 = 68,8% доходу: забагато;
• 65% від 1308 zł — це 850,20 zł, тобто приблизно на 50 zł забагато; за 900 ÷ 18 = 50 zł за годину виходить Приблизно на 1 год менше — і буде в межах цілі.

Той самий день — це 22,5% продажів: частка від продажів мало що каже про те, що залишається операторові, тому підказка рахує витрати на персонал від доходу.

Торкнися дня, щоб побачити пояснення і що змінити, наприклад Приблизно на 3 год менше — і буде в межах цілі. Незайняті зміни не враховуються, доки хтось їх не візьме, тож день, який ще складається, часто показує замало. Дні, коли заклад зачинено, підказки не отримують. Це стале обчислення, а не AI, і його можна перевірити вручну; картка на екрані Головна рахує дні від сьогодні, що виходять за межі цілі.

Опублікуй

Натисни Опублікувати на верхній панелі. Якщо залишилися зміни без людини, не позначені як вільні, застосунок запитає, що з ними зробити: Залишити їх вільними (команда може їх взяти) або Видалити й опублікувати.

Публікація зберігає весь місяць і повідомляє команду; це триває кілька секунд. Кожен бачить свої зміни у розділі Мої зміни і в сповіщенні.

Опублікований графік можна й далі редагувати. Після змін знову натисни Опублікувати, щоб команда їх побачила.

Друк графіка

Значок принтера на екрані Складання графіка друкує Облік робочого часу (PDF) за місяць, для однієї людини або для всіх. Дивись Витрати на персонал і друк звітів.

Надіслати графік листом

В опублікованому місяці значок конверта на екрані Складання графіка відкриває Надіслати графік листом. Вибери Уся команда або Одна особа, а також Весь місяць або Вибрані дні (з дня … по день …), і натисни Надіслати. Його отримає кожен, хто має електронну адресу, із застосунком чи без нього:

• тижневі таблиці команди з виділеними власними змінами і власні години;
• файл .ics із власними змінами, щоб додати їх у Google Календар, Календар Apple або Outlook (новіший файл оновлює ті самі події, а зміни, які більше не належать цій людині, скасовуються);
• графік команди у форматі PDF: увесь місяць на одній сторінці, рядок отримувача виділено.

Вікно покаже, скільки листів надіслано і скільки людей не мають електронної адреси (її можна додати в їхній формі у розділі Команда). Ті самі люди можуть отримати графік повторно лише через 10 хвилин. Люди, які користуються застосунком без сповіщень на телефоні (або вибрали e-mail), отримують цей лист автоматично під час публікації.

Клавіатура і миша

На ноутбуці (Googlebook, Chromebook, планшет із клавіатурою) або в браузері застосунком можна користуватися також із клавіатури і миші. На ноутбуці з Android натисни Meta + /, щоб побачити список клавіатурних скорочень для екрана, на якому ти перебуваєш.

Клацання правою кнопкою миші на клітинці людини в графіку показує доступні дії (призначити, редагувати, зняти призначення, показати день), а на людині у вкладці Команда відкриває її дані або найближчу зміну. Коліщатко миші над місяцем на верхній панелі змінює місяць. У широкому вікні відкритий день залишається поруч із графіком, а не закриває його.