Налаштування закладу

Кожен заклад має власні налаштування: відкрий їх через Більше → Налаштування закладу. Загальні налаштування змінюють власник і керівники, а фінансові розділи (Фінанси, План продажів (нетто), Правила витрат на персонал) — власник і керівники з доступом до фінансів. У кожному розділі є олівець для редагування і маленький знак ? з коротким поясненням.

Загальна інформація

Назва, Валюта, Часовий пояс і Перший день тижня діють для всіх графіків і звітів закладу. Правила обміну описано нижче.

У розділі Розташування є адреса і GPS-координати; точку на карті можна встановити, торкнувшись карти (або кнопкою Знайти за адресою).

Посади та навички

У розділі Посади та навички:

• Посади — це функції, на яких працюють люди, наприклад бариста або старший зміни. Кожна зміна потребує однієї посади.
• Навички — це додаткові кваліфікації, наприклад робота з касою або латте-арт. Зміна може вимагати навички, і тоді ми пропонуємо на неї лише людей, які цю навичку мають.
• Веде зміну: познач посади й навички, власники яких можуть вести зміну (наприклад навичка «Ключі»), крім власника і керівників. Автоматичний розподіл стежить, щоб у кожен період, коли одночасно працює кілька людей, серед них була така людина, а графік попереджає про дні без неї.

Обидва списки краще тримати короткими: вони з’являються в кожній формі зміни та працівника. Зміни зберігаються одразу.

Частини дня для доступності

Частини дня — це періоди дня, з яких команда вибирає, коли вказує свою доступність, наприклад Ранок 06:00–12:00, День 12:00–18:00, Вечір 18:00–24:00. Нову частину дня можна додати кнопкою Додати частину дня: вкажи назву, початок і кінець.

Підбери їх під свої типові зміни. Що зрозуміліші частини дня, то легше скласти графік на основі відповідей.

Шаблони змін і шаблон тижня

Шаблон тижня — це твій типовий тиждень. Кожен новий місяць починається з нього, тож добрий шаблон заощаджує більшу частину роботи. Він складається з трьох рівнів:

1. Шаблони змін: посада і години, наприклад бариста 08:00–16:00. Керувати ними можна через Керувати шаблонами змін.
2. Шаблони дня: зміни типового дня, наприклад «Звичайний день» із двома баристами вранці й одним увечері або «Вихідні». Створи шаблон кнопкою Створити шаблон дня (або Новий), а зміни додай через Додати наявну або Новий шаблон зміни.
3. Робочий тиждень: який шаблон дня діє в який день тижня; день може також бути позначений як Вихідний.

Редактор відкривається через Графіки → Шаблон тижня або через Налаштування закладу → Шаблон графіка → Редагувати шаблон тижня.

Коли ти створюєш новий місяць, зміни із шаблону тижня копіюються в нього як незайняті, готові до того, щоб на них призначили людей. Пізніша зміна шаблону вже не змінює наявні місяці.

План продажів

План продажів (нетто) — це продажі нетто (без VAT), які ти очікуєш у кожен день тижня. На його основі створюється план на кожен день у щоденних результатах: запланована комісія і запланована частка витрат на персонал. Оновлюй його при зміні сезону; план на окремий день можна також змінити в щоденних результатах.

Фінансові налаштування

• Фіксований дохід на місяць (нетто): надходження, що не залежать від продажів, наприклад фіксована оплата. Його розподіляють порівну на всі дні місяця і враховують у доході кожного дня.
• Комісія %: комісія, яку ти отримуєш від продажів нетто (від 0 до 100), наприклад як оператор кав’ярні за франшизою. Твій дохід — це ця комісія плюс фіксований дохід; продажі є базою для комісії. 100% означає, що всі продажі нетто — твої. Дивись продажі, дохід і витрати на персонал у %.
• Цільові витрати на персонал (% доходу): яку частку свого доходу ти хочеш витрачати на персонал (від 1 до 100%): від комісії плюс фіксованого доходу, а без комісії — від продажів нетто (дивись витрати на персонал у %). Підказки щодо складу вважають день у нормі в межах 5 відсоткових пунктів в обидва боки. Під полем застосунок показує, скільки це відсотків від продажів за твоєї комісії, наприклад 60% доходу — це приблизно 15,1% продажів нетто за твоєї комісії 25,2%. Залиш порожнім, щоб використати типове значення: 60% доходу з комісією (оператор, якому залишається лише комісія, зазвичай не платить із неї ні за товар, ні оренду, тож персонал — це більшість його витрат, а 60% залишає 40% на решту і маржу) або 30% без комісії (типова частка від продажів у гастрономії). Ціль, збережена ще тоді, коли цільові витрати на персонал рахувалися від продажів, була часткою продажів: за наявності комісії ми показуємо її перерахованою (22% продажів за комісії 25,2% — це 87,3% доходу) з приміткою, доки ти знову не збережеш налаштування. Без комісії нічого не змінюється.
• План продажів на годину роботи: продажі нетто, які має приносити кожна година роботи. Запропонований план продажів перераховує за нею очікувані продажі дня в години і кількість людей. Залиш порожнім, щоб використати твій власний показник за останні 8 тижнів (виторг ÷ відпрацьовані години).

Усі суми — нетто.

Правила обміну

Правила обміну визначають, що відбувається, коли хтось віддає зміну. Є чотири типи:

Тип A підійде для невеликої згуртованої команди; B або D — коли ти хочеш впливати на те, хто працює. Більше на сторінці Обмін змінами і біржа.

Правила витрат на персонал

Правила, за якими ми розраховуємо вартість змін (власник і керівники з доступом до фінансів):

• Трудове право: ринок, поки що Польща.
• Ставка внеску від нещасних випадків (%): 1,67%, якщо ZUS (Управління соціального страхування) не встановило твоїй компанії іншу ставку (за менш ніж 10 застрахованих осіб — завжди 1,67%).
• Нічний час: 8 годин між 21:00 і 07:00 (типово 22:00–06:00). Нічні години за трудовим договором (umowa o pracę) дають нічну доплату.
• Зміни власника без оплати: увімкни, якщо твої власні зміни не мають враховуватися у витратах на персонал, їхній частці від продажів і орієнтовній оплаті.
• Розрахунковий період: від 1 до 4 місяців (типово 1). Надурочні години за трудовими договорами рахуються понад 8 годин на добу і в середньому 40 годин на тиждень у цьому періоді; години понад норму періоду розраховуються в його останньому місяці. Періоди починаються в січні: 3 місяці — це квартали.
• Вільний час замість доплати за надурочні: увімкни, якщо надурочну роботу, а також роботу в неділі й святкові дні понад норму ти компенсуєш вільним часом; тоді орієнтовний розрахунок не додає доплат, а показує години, які треба надати як вільний час.

Зміни ставок і нічного часу стосуються змін, вартість яких розраховується відтепер; попередні місяці зберігають свої суми. Більше на сторінці Витрати на персонал і друк звітів.

Сповіщення про неявку на зміну

Якщо хтось не почав роботу через певний час після початку зміни, керівники і власник отримують сповіщення. У полі Сповістити керівників через вкажи кількість хвилин (типово 15) або Вимкнено. Дивись Сповіщення.

Місцезнаходження під час початку роботи

Це налаштування визначає, чи перевіряємо ми, що людина перебуває в закладі, коли вона починає і завершує роботу на телефоні або в браузері. Спершу вкажи Розташування закладу: відстань вимірюється від нього.

• Вимкнено (типово): кожен може почати роботу з будь-якого місця, як і раніше.
• Попереджати: поза радіусом (Радіус, типово 150 м) або без визначення місцезнаходження початок роботи спрацьовує, але позначається для тебе в картці Сьогодні на роботі і в графіку (Поза зоною · 420 м, Місцезнаходження не перевірено).
• Блокувати: поза радіусом або без визначення місцезнаходження початок роботи відхиляється, а людина бачить, як далеко вона перебуває. Години можна й далі ввести або виправити вручну.

Застосунок зчитує місцезнаходження один раз, у момент натискання, і зберігає лише результат і відстань, ніколи координати; перед першим зчитуванням він пояснює це кожній людині. Планшет у закладі вважається присутністю на місці; годинники і застосунок для комп’ютера не мають доступу до місцезнаходження, тож їхні записи неперевірені (Попереджати) або відхиляються (Блокувати). Коли перевірку ввімкнено, люди не можуть самі вводити свої години: їх виправляють керівники. У Польщі перед увімкненням запровадь перевірку в правилах внутрішнього трудового розпорядку (regulamin pracy) або в оголошенні для працівників (ст. 22³ § 4 Кодексу праці (Kodeks pracy)).

Контроль робочого часу

Нетиповий час початку і завершення роботи позначається для перевірки керівником, але ніколи не відхиляється. Такі записи з’являються в розділі До перевірки в картці Сьогодні на роботі і в перегляді дня в щоденних результатах. Власник і керівники з доступом до фінансів налаштовують:

• Прихід раніше за план більше ніж на (типово 15 хвилин), Вихід пізніше за план більше ніж на (15 хвилин), Зміна довша за план більше ніж на (30 хвилин) і Зміна коротша ніж (15 хвилин); Вимкнено вимикає відповідну позначку. Позначається також початок роботи поза зоною закладу (у режимі «Попереджати», описаному вище).
• Рахувати час від запланованого початку: орієнтовна оплата, витрати на персонал, вивантаження для бухгалтера і розподіл чайових рахуються від запланованого початку до запланованого кінця зміни; додаткові хвилини враховуються, щойно їх схвалить керівник. Запізнення і ранній вихід рахуються за зареєстрованими годинами.
• Лише QR-код на планшеті: планшет не приймає PIN-кодів; люди починають роботу, скануючи його код власним телефоном.
• Дві людини на одному планшеті протягом (типово 60 секунд): позначає другий запис.
• Позначати прихід на планшеті без активності в застосунку (типово вимкнено): завершення роботи PIN-кодом позначається, якщо людина не відкривала застосунок від початку роботи.
• Фото під час приходу на планшеті (типово вимкнено): дивись планшет. Перед увімкненням проведи оцінку впливу на захист даних і повідом про це працівників.

Медичні огляди і охорона праці

Що відбувається, коли когось призначають на зміну після того, як закінчився строк дії медичного огляду або інструктажу з охорони праці (BHP): Попереджати (типово: керівник може натиснути Усе одно призначити) або Блокувати (ніхто не зможе призначити цю людину, доки не буде внесено нові дати; ст. 229 § 4 Кодексу праці забороняє допускати працівника до роботи без чинного медичного висновку). Змінити це можуть лише власник і керівники з доступом до фінансів. Дивись Старший зміни, нагляд, медичні огляди і охорона праці.

Відпочинок між змінами

Застосовувати відпочинок 11 год і 35 год до всіх договорів (типово ввімкнено). Кодекс праці вимагає 11 годин щоденного відпочинку і 35 годин щотижневого відпочинку лише для трудового договору (статті 132 і 133). Коли налаштування ввімкнено, графік попереджає про такий самий відпочинок, а автоматичний розподіл його дотримується також для договору доручення (umowa zlecenie), договору підряду (umowa o dzieło) і власної підприємницької діяльності (B2B), з позначкою Правило компанії. Коли вимкнено, це стосується лише працівників за трудовим договором. Власника і партнерів без договору ніколи не перевіряють. Дивись Які правила стосуються якого договору.

Неділі та святкові дні

Польський закон про обмеження торгівлі в неділі та святкові дні (ustawa o ograniczeniu handlu w niedziele i święta) зачиняє більшість магазинів у неділі та державні святкові дні. Він не поширюється на гастрономію, пекарні, автозаправні станції, аптеки і деякі інші види діяльності, тож кав’ярні й ресторани зазвичай працюють щонеділі. У розділі Неділі та свята вибери:

• Щонеділі: відчинено щонеділі і в кожен святковий день (типово).
• Лише в торгові неділі: для магазинів, на які поширюється заборона. Відчинено лише в торгові неділі, дозволені законом (остання неділя січня, квітня, червня і серпня, неділя перед Великоднем і три неділі перед Святвечором), зачинено у святкові дні.
• Ніколи: зачинено щонеділі і в кожен святковий день.

У дні, коли заклад зачинено, нові місяці не отримують змін із шаблону тижня. Графік і щоденні результати позначають ці дні, наприклад «Зачинено (неторгова неділя)» або «Зачинено (свято)». Зміну на такий день усе одно можна додати вручну.

Список торгових неділь і святкових днів ми беремо безпосередньо із закону, із зазначенням статті та дати перевірки. Коли закон змінюється, ми оновлюємо список; оновлювати застосунок не потрібно.

Експорт і видалення закладу

У розділі Більше внизу налаштувань:

• Експортувати дані закладу готує ZIP-архів із даними закладу (дивись Конфіденційність і твої дані).
• Видалити заклад (лише власник) остаточно видаляє заклад з усіма графіками, змінами, даними про оплату, відсутностями, доступністю і запрошеннями. Спершу експортуй дані: як роботодавець ти мусиш роками зберігати документацію щодо працівників, наприклад облік робочого часу. Видалення закладу не скасовує підписку.